Офис-менеджер

Обязанности:

• Организация и ведение административно-хозяйственной деятельности офиса (входящие/исходящие звонки, корреспонденция, документооборот);

• Регистрация, сканирование и хранение договоров, ведение архива документов;

• Оформление командировок для руководства (вице-президенты, исполнительный директор, финансовый директор): бронирование авиабилетов, гостиниц, подготовка приказов и оформление авансовых отчётов по командировкам;

• Подготовка и оформление визовых документов при выезде сотрудников за границу;

• Обеспечение офиса канцтоварами, кофе, молоком, водой и другими необходимыми расходными материалами;

• Отправка писем в государственные органы, подготовка ответов на официальные запросы и письма;

• Подготовка служебных записок и писем от имени руководства;

• Взаимодействие с филиалами Федерации тенниса Казахстана: сбор и передача информации, оповещение, координация отдельных рабочих вопросов;

• Участие в организации и проведении мероприятий Федерации (например, ежегодная отчётная конференция ФТК);

• Организация встреч и переговоров: приём гостей, подготовка конференц-зала, обеспечение необходимыми материалами и напитками;

• Ведение внутренней коммуникации по вопросам корреспонденции и организационной поддержки выездов на турниры за рубеж.

Требования:

• Высшее образование;

• Опыт работы офис-менеджером, секретарём или администратором не менее 3 лет;

• Владение делопроизводством и основами документооборота;

• Уверенный пользователь ПК (MS Office, Outlook, Excel, сканирование/архивация документов);

• Знание английского языка на уровне не ниже Intermediate;

• Ответственность, аккуратность, коммуникабельность, умение работать с конфиденциальной информацией.

Условия:

• Работа в стабильной национальной спортивной организации;

• Полная занятость, пятидневная рабочая неделя;

• Официальное трудоустройство согласно Трудовому кодексу РК;

• Комфортный офис, дружный коллектив, участие в значимых спортивных мероприятиях.