Руководитель административного департамента

Ассоциация Добро.рф — это не просто организация, это национальный бренд, который стал символом социальной ответственности. Мы гордимся тем, что за 11 лет работы нам удалось создать мощное волонтерское движение, увеличив долю участия россиян в социальных проектах с 3 до 28%. Наша платформа Добро.рф объединила 7,8 миллиона пользователей и свыше 100 тысяч организаций, среди которых более 20 тысяч НКО и общественных объединений.

Наша миссия — объединяем людей, сообщества и государство вокруг идеи добра как нормы жизни — для раскрытия потенциала и благополучия каждого.

Обязанности:

1. Общее руководство:

• Руководство и координация работы Отдела документооборота и архивного учета и Административного отдела;
• Обеспечение эффективной работы административного департамента, направленной на поддержку деятельности Ассоциации;
• Планирование, организация и контроль работы департамента, направленной на обеспечение бесперебойной работы офиса и выполнение поручений руководства.

2. Стратегическое и оперативное управление:

• Разработка и внедрение административных политик и процедур;
• Оптимизация процессов документооборота и административно-хозяйственной деятельности;
• Контроль бюджета департамента и обеспечение эффективного использования ресурсов;
• Обеспечение соблюдения стандартов качества обслуживания и удовлетворенности сотрудников.

3. Организация документооборота и архива:

• Разработка и внедрение эффективной системы документооборота (электронного и бумажного);
• Оптимизация процессов регистрации, учета, хранения и поиска документов;
• Обеспечение соответствия процессов документооборота требованиям законодательства и внутренним регламентам;
• Организация работы архива и обеспечение сохранности документов.​​​​​​​​​​​​​​

4. Административно-хозяйственная деятельность:

• Организация закупок и обеспечение офиса необходимыми материалами и оборудованием;
• Контроль за эксплуатацией и обслуживанием офисного оборудования и коммуникаций;
• Организация транспортного обеспечения и парковки;
• Обеспечение чистоты и порядка в офисе.

5. Работа с персоналом:

• Подбор, обучение и развитие сотрудников административного департамента;
• Оценка эффективности работы сотрудников и мотивация к достижению высоких результатов;
• Создание благоприятной рабочей атмосферы в департаменте.

6. Взаимодействие с руководством и другими подразделениями:

• Обеспечение своевременного и качественного выполнения поручений руководства;
• Взаимодействие с другими департаментами для обеспечения эффективной работы Ассоциации;
• Представление интересов административного департамента на совещаниях и других мероприятиях.

7. Контроль и отчетность:

• Разработка системы контроля за выполнением задач и поручений;
• Подготовка отчетов о работе административного департамента;
• Анализ эффективности административных процессов и разработка предложений по их улучшению.

Требования:

• Высшее образование (предпочтительно в области управления, экономики, делопроизводства, государственного управления или смежных областях);
• Опыт работы на руководящей должности в административной сфере не менее 3 лет;
• Опыт управления коллективом;
• Знание основ делопроизводства, архивного дела и трудового законодательства;
• Опыт разработки и внедрения административных политик и процедур;
• Умение работать с большим объемом информации;
• Отличные организаторские и коммуникативные навыки;
• Умение принимать решения и нести за них ответственность;
• Владение ПК на уровне уверенного пользователя (MS Office, системы электронного документооборота);
• Ответственность, внимательность к деталям, инициативность и ориентация на результат.

Условия:

• Годовой бонус, в зависимости от достижения целевых показателей Ассоциации;
• Частичное или полное финансирование обучения (при условии обоснования значимости программы для деятельности Ассоциации);
• Дополнительный социальный пакет: оплата программы ДМС, корпоративный психолог, софинансирование спортивных активностей;
• Корпоративные мероприятия: возможность для социально-общественной, творческой и командной самореализации;
• Комфортный, современный офис в центре инноваций: БЦ «Москва-Сити», башня «Федерация». Офис оснащен всем необходимым для комфортной работы и отдыха.