Помощник/ассистент руководителя

WhiteByte — IT компания, системный интегратор. Надежный поставщик инновационных решений для бизнеса. Предлагаем клиентам решения для построения надежной и эффективной информационной инфраструктуры. Наша миссия — предоставить заказчикам высококачественные инструменты, с помощью которых они могут достичь поставленных бизнес‑целей и развиваться, не беспокоясь о надежности IT контура. Наша цель — занять лидирующие позиции в отрасли, способствовать развитию современных технологий в России, обеспечить качественное обслуживание клиентов и способствовать их росту на рынке.

Мы активно растем и сейчас ищем в команду ответственного и инициативного офис-менеджера/ассистента руководителя для эффективного управления административными процессами в нашем офисе.

Чем предстоит заниматься:

• Офис-менеджмент: организация работы офиса, координация встреч и мероприятий, обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ канцелярии, воды, кофе, чая, продуктов), контроль поставок материалов, встреча посетителей, сопровождение гостей по компании, оформление пропусков для гостей и сотрудников.
• Административные задачи: администрирование процедур контроля и управления рисками, организация взаимодействия между отделами.
• Документооборот: создание и контроль первичной документации, заполнение договоров и документов для партнеров и поставщиков, контроль составления транспортных накладных, доверенностей, NDA, проверка счетов и закрывающих документов.
• Управление проектами: обновление статуса проектов и своевременное информирование заинтересованных сторон о прогрессе.
• Возвраты и рекламации: контроль оформления возвратов и претензий, контроль отправки бракованных товаров поставщикам.

Требования к кандидату:

• Образование: Высшее профессиональное
• Опыт работы: от 1 года на аналогичной должности (офис-менеджер, бизнес-ассистент, помощник руководителя).
• Знания и навыки:
  • Уверенное владение ПК и офисными программами (MS Office, системы документооборота).
  • Знание основ документооборота и юридических документов (договоры, накладные, NDA и др.).
  • Опыт работы с CRM Битрикс.
  • Навыки организации и координации встреч, мероприятий и административных процессов.
  • Опыт работы с поставками и материально-техническим обеспечением офиса.
  • Опыт управления проектами, умение следить за сроками и отчетностью.
  • Опыт работы с возвратами и рекламациями.
• Личные качества:
  • Высокая организованность, внимание к деталям, способность работать с большим объемом информации.
  • Ответственность, исполнительность и проактивность.
  • Отличные коммуникативные навыки, умение работать в команде.
  • Способность оперативно решать возникающие проблемы и принимать решения.
  • Стрессоустойчивость и умение работать в динамичной среде.

Что мы предлагаем?

• Обучение и профессиональное развитие — у нас вы сможете совершенствоваться и достигать новых карьерных целей;

• Трудоустройство в аккредитованную ИТ-компанию;

• Работа в современном офисе бизнес-центра класса В+ с 9:00 - 18:00;

• ДМС и компенсация спорта;

• Дружелюбную команду и рабочую атмосферу, где всегда можно рассчитывать на помощь и взаимопонимание.