Помощник Генерального директора

Москва, 10 улица Тестовская

Метро: Деловой центр

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

планирование рабочего дня и ведение рабочих графиков Генерального директора, Исполнительного директора;
прием посетителей Генерального директора, Исполнительного директора;
прием, передача и учет телефонограмм, телеграмм, электронных
и иных сообщений, поступающих в адрес Генерального директора, Исполнительного директора;
формирование и актуализация списков деловых контактов Генерального директора, Исполнительного директора
Осуществлять протокольное и организационное обеспечение подготовки
и проведения мероприятий с участием руководства Общества (оперативных
и иных совещаний, очных заседаний Правления и Совета директоров Общества, рабочих встреч и переговоров) совместно со структурными подразделениями Общества, ответственными за реализацию материально-технического, транспортного, информационного, документационного обеспечения и другим поставленным вопросам
При организации проведения мероприятий с участием руководства Общества координировать и контролировать деятельность ответственных структурных подразделений Общества в части своевременного представления: докладов, аналитических справок и других необходимых материалов; материально-технического и транспортного обеспечения; решений прочих поставленных задач согласно сфере ведения
Обеспечивать координацию подготовки служебных поездок
и командировок Генерального директора / Исполнительного директора /
руководства Общества, включая участие в форумах, презентациях, выставках, международных и иных мероприятиях
применять средства СЭД при создании, редактировании, согласовании, рецензировании, утверждении, регистрации документов, а также при внесении (создании) резолюций и поручений (как на основе документов,
так и без привязки к ним), контроле их своевременного исполнения;
вести поиск документов на любом этапе их жизненного цикла, тематический поиск (по вопросам деятельности), а также поиск различной справочной информации, содержащейся в документах: корреспонденты (адресаты), виды документов, структурные подразделения, должностные лица, исполнители по документам, сроки исполнения, электронные адреса постоянных корреспондентов, связанные документы;
формировать аналитические отчеты по различным параметрам построения отчета;
хранить исполненные документы и использовать средства СЭД
при формировании номенклатуры дел Управления.