Офис-менеджер

Москва, Ленинский проспект, 154к2

Метро: Тропарево

Описание вакансии

ЛОНСТИН — российская группа компаний в сфере косметики и медицинских изделий с собственным производством. За 5 лет выросли из стартапа в устойчивый бизнес и продолжаем быстро масштабироваться, сохраняя гибкость, скорость и уважение к экспертизе. Сейчас мы в поиске ответственного офис-менеджера, который будет держать порядок в офисе и помогать с документами по 15 юридическим лицам.

Что Вам предстоит?

Порядок и офисная инфраструктура

Поддерживать порядок в офисе: коммуникация с арендодателем, контроль работы клининговой службы, координация сортировки мусора, поддержание чистоты и уюта (заказ декора, взаимодействие с мастерами/ремонтниками).
Организовывать ремонтные работы (коммуникация с подрядчиками, координация их работы).
Поддержка сотрудников: организация рабочих мест, оформление пропусков на вход и парковку, ответы на вопросы и закрытие потребностей.
Планировать бюджет и оформлять закупки мебели, канцелярии, продуктов и других необходимых вещей для офиса.
Встречать гостей офиса.
Выполнять поручения руководителя.

Поездки и коммуникации

Организовывать деловые поездки для сотрудников (такси, билеты, бронирование отелей).
Помогать в организации корпоративных мероприятий в Москве.

Документы и корреспонденция (для 15 ЮЛ)

Вести простой реестр документов (договоры, акты/УПД, счета): где хранится, у кого на руках, что нужно запросить/подписать.
Быстро находить нужные документы по запросу бухгалтерии, юристов и руководителя.
Запрашивать документы у контрагентов, банков и госорганов (выписки ЕГРЮЛ, справки, письма, копии уставных и т. п.).
Работать с корреспонденцией и курьерами: отправка/приём писем и посылок, отслеживание треков и сроков доставки.
Поддерживать актуальные реквизиты всех 15 ЮЛ в шаблонах и рассылать обновления контрагентам.
Организовывать хранение и архив: порядок в бумажных папках и в облаке, простые правила именования и доступа.

Мы ожидаем, что вы:

Любите порядок и людей, корректно общаетесь со всеми участниками процесса — от подрядчиков и курьеров до руководителей.
Имеете опыт офис-менеджмента/администрирования и готовы параллельно вести задачи по нескольким юридическим лицам (у нас — 15).
Уверенно работаете с документами: знаете, как запросить, получить, проверить и быстро найти договор, акт/УПД, счёт; умеете вести простой реестр и отслеживать статусы.
Понимаете работу курьерских и почтовых сервисов: оформляете отправки, отслеживаете треки и сроки, доводите доставку «до результата».
Владете Google Sheets/Excel на базовом/уверенном уровне (фильтры, сортировки, простые формулы) для ведения реестров и отчетов.
Проявляете проактивность и внимательность к деталям, умеете планировать время и соблюдать сроки.
Готовы брать на себя бытовые задачи офиса: клининг, закупки, взаимодействие с арендодателем, организация рабочих мест и мелких ремонтов.