Помощник генерального директора

Задачи:

• Ведение и контроль графика мероприятий в OutLook. Напоминание руководителю и контрагентам о встречах. Работа в условиях частых изменений графика.
• Организация совещаний/встреч (онлайн и оффлайн): согласование дат и времени, подтверждение встреч, оформление пропусков, подготовка переговорной комнаты. Встреча гостей.
• Ведение протоколов совещаний Confluence. Контроль за сроками исполнения распоряжений.
• Организация работы на выставках, на конференциях и встреч вне офиса: согласование дат и времени, заказ пропусков, регистрация участия, запрос программы, решение других вопросов.
• Организация командировок: заказ билетов, гостиниц, работа с организаторами, составление плана поездки, контроль виз, страховки, передача документов в бухгалтерию.
• Вычитка и передача документов на подпись. Конроль подписания и передача исполнителю.
• Помощь в подготовке писем, презентаций, документов на русском языке, для перевода на английский можно воспользоваться другими помощниками. Оформление, согласование, отправка, контроль получения писем.
• Ответ на телефонные звонки, сортировка звонков, отсев рекламы и спама.
• В зависимости от уровня специалиста могут быть поставлены допонительные бизнес-задачи.

Требования:

• Высшее образование законченное, желательно техническое.
• Грамотная речь, письмо и способность ясно и коротко выражать свои мысли.
• Хорошие навыки устной и письменной коммуникации, опыт составления писем в коммерческие и государственные организации.
• Опыт протоколирования совещаний.
• Знание делового этикета, правил делового ведения телефонных переговоров.
• Продвинутое владение MS Office (Word, PowerPoint, Outlook, Excel, Confluene, Jira).
• Знание основ делопроизводства.
• Готовность разобраться в общей технической терминологии, желательно о/р в инженерной компании.

Личные качества:

• Умение ориентироваться в большом количестве информации.
• Организованность и гибкость, способность планировать и быстро менять график.
• Активность, дружелюбие, открытость, гибкость.
• Способность работать самостоятельно и завершать поставленные задачи вовремя и с надлежащим качеством.
• Умение мыслить проактивно.
• Готовность работать над несколькими задачами одновременно, переключаться между задачами, следить за приоритетами.
• Готовность к ненормированному рабочему дню (периодически).

Условия:

• Трудоустройство по ТК РФ с первого рабочего дня. У нас есть IT-аккредитация.
• Система оплаты: фиксированный оклад + квартальные бонусы + годовая премия.
• График работы: 5/2, с 10.00 до 19.00.
• Формат работы: офисный формат.
• Офис около станции метро Преображенская площадь (5 минут на транспорте или 15 минут пешком).
• Расширенный ДМС со стоматологией на сотрудников и детей после 3 месяцев работы.
• Умеем отдыхать: каждый месяц играем в настольные игры, проводим корпоративы, ходим на экскурсии. А ещё у нас есть своя корпоративная валюта и за участие в активностях можно получать мерч.
• Любим спорт: играем в футбол, волейбол, настольный теннис, плаваем на сапах, участвуем в Гонке Героев и велозаездах.
• Поддерживаем обучение: даём скидки на изучение английского, доступ к внутренней библиотеке, проводим обучение внутреннее и внешнее, оплачиваем участие в конференциях.
• Поощряем развитие: у каждого новичка есть наставник, который курирует прохождение испытательного срока, при необходимости составляем индивидуальный план развития сотрудников.

Уважаемые соискатели, просим указывать Ваши ожидания по ЗП в резюме или сопроводительном письме.