Personal assistant/Персональный ассистент президента компании

Personal assistant/Персональный ассистент

Персональные поручения и задачи:

• оказание любого рода личной поддержки всем членам семьи;
• организация частных поездок для членов семьи - визовая поддержка, индивидуальные VIP-маршруты, программа поездок «под ключ», поиск и предоставление оптимальных маршрутов, покупка авиабилетов, организация VIP услуг в аэропортах, проживание, в том числе заказ частных самолетов и яхт по всему миру, бронирование ресторанов, аренда автомобилей, подбор авто трансферов, подбор гидов и согласование туристических маршрутов в соответствии с предпочтениями семьи;
• коммуникация с travel агентствами для определения оптимальных транспортных и гостиничных предложений;
• контроль сроков действия документов, виз;
• организация визитов к врачам в России и за рубежом;
• организация доставки лекарственных средств из-за границы в случае необходимости;
• контроль работы семейного офиса - водителей, домработниц, охраны, поваров и т.д. (составление и ведение графиков работы сотрудников, графиков отпусков сотрудников, контроль расчета заработной платы и бонусов, подбор персонала в России и за рубежом, адаптация и введения персонала в должностные обязанности);
• приобретение билетов на самолет/ поезд для персонала в случае необходимости;
• планирование, организация и составление графиков генуборок дома;
• поиск любого рода специалистов в России и за рубежом;
• организация частных мероприятий любого характера по всему миру;
• поддержание связи с другими сотрудниками и поставщиками услуг, подрядчиками;
• поддержание надлежащего технического состояния недвижимости в России и за рубежом, поиск специалистов для решения технических и ремонтных задач (включая бассейны, сауны, системы обратного осмоса, сад, растения, аквариумы, профессиональное кухонное оборудование, газовые и дизельные генераторы, взаимодействие с подрядчиками);
• контроль за содержанием и чистотой аквариума, предложение наиболее выгодных вариантов закупки предпочитаемых видов рыб;
• организация переездов из одной страны в другую или в пределах одной страны за рубежом;
• организация аренды жилья в России и за рубежом;
• ведение и регулярное внесение соответствующих изменений в Правила, Регламенты, Должностные обязанности персонала дома и другие документы;
• ведение графиков и таблиц в Google docs:

- график технического обслуживания дома,

- график медицинских записей всех членов семьи;

- составление графика по уходу за растениями на участке и контроль исполнения;

- графика выходов сменного персонала;

- графика проведения генуборок дома по помещениям;

- график мытья окон дома;

- график высадки цветов;

- графика поездок семьи с подсчетом дней пребывания в странах;

- графика начисления бонусов и премирований;

- графика отпусков персонала;

- графика семейных и бизнес поздравлений с праздниками в России и за рубежом (Дни рождения, Новый год, памятные даты и события);

- таблицы подарков;

- таблицы телефонной связи и телефонных аппаратов;

- таблиц с учетными записями и системами лояльности (с отслеживанием сроков действия накопленных баллов и предложением оптимальных путей использования);

• большое количество разнообразных заказов в России и за рубежом, определение оптимальной логистики доставки до места назначения;
• ведение семейного Google календаря;
• активная коммуникация с бухгалтерией в организации различного рода оплат услуг и счетов;
• всесторонняя поддержка руководителя и семьи по любым вопросам;
• регулярная коммуникация посредством чатов Whatsup, WeChat и предоставление оперативных ответов;
• организация ухода за захоронениями в России и за рубежом;

Бизнес задачи:

• управление графиком работы Президента;
• заблаговременное напоминание о встречах;
• организация аудио и видео конференций на платформах ZOOM, Google Meet, Teams.
• поддержка деловых контактов: переписка, организация звонков и встреч с партнерами, контрагентами;
• организация деловых поездок и сопутствующая логистика по всему миру;
• работа с различными поставщиками услуг и товаров;
• отчеты о расходах;
• координация выполнения поручений сотрудников, исполнения сроков поставленных задач;
• координация работы офис- менеджера и Ассистента Генерального директора, привлечение для решения различного рода задач;
• при необходимости координация работы офисной службы клининга;
• любые поручения различного характера.

Требования:

Высшее образование;

Грамотный русский язык;

Свободное владение английским языком является обязательным;

Опыт работы в качестве личного Ассистента семьи с аналогичными обязанностями не менее 3-5 лет;

Пунктуальность, знание деловой этики;

Прекрасные организаторские способности;

Высокий уровень самоорганизации;

Работа в режиме многофункциональности;

Аналитический склад ума;

Продвинутый пользователь компьютера и гаджетов; опыт работы с Google Docs;

Готовность работать в режиме поддержки 24/7 по личным и деловым вопросам

Условия работы:

Оформление по ТК РФ;

Официальная высокая заработная плата;

Рабочий день с 10-00 до 19-00;

Корпоративная скидка на продукцию компании после испытательного срока;

Офис расположен около м. Сходненская