Старший администратор / Офис-менеджер

1. Общие положения

• Должность: Старший администратор учебной части / Офис-менеджер
• Подчинение прямое: Непосредственно директору школы
• Подчиненные: Администратор учебной части
• Взаимодействие: Заместители директора
• Цель должности: Обеспечение эффективной административной и организационной поддержки учебного процесса через содействие в координации взаимодействия между структурными подразделениями.

2. Основные обязанности

2.1. Административно-организационная поддержка:

• Приём и распределение входящей корреспонденции (электронная почта, бумажные письма), телефонных звонков; оперативное доведение информации до руководителя и других сотрудников.
• Подготовка исходящих писем, запросов, уведомлений и других документов по указанию руководителя.
• Обеспечение документооборота: регистрация, учёт, хранение и архивирование документов (приказы, распоряжения, протоколы, отчеты и т.д.).
• Ведение деловой переписки с внутренними и внешними контрагентами (родителями, партнерами, государственными органами) по поручению руководителя.
• Организация встреч, совещаний, конференций, вебинаров: рассылка приглашений, подготовка материалов, протоколирование при необходимости.
• Контроль исполнения поручений и сроков выполнения задач.
• Курирование (планирование, координация и контроль) работы Администратора учебной части.

2.2. Работа с учениками и родителями:

• Осуществление записи на приём к руководителю учебной части или другим специалистам.
• Консультирование учеников и родителей по общим вопросам учебного процесса, расписания, школьных мероприятий, правил внутреннего распорядка.
• Сбор и обработка заявлений, запросов, обращений от учеников и родителей.
• Поддержание актуальной базы контактов родителей и учеников.

2.3. Управление офисом учебной части:

• Обеспечение наличия и своевременного пополнения офисных принадлежностей, канцтоваров, расходных материалов.
• Контроль за чистотой и порядком в офисе учебной части, координация работы службы уборки.
• Организация эффективного функционирования склада учебной части.
• Прием и отправка почтовых отправлений, экспресс-доставки.

2.4. Информационная поддержка:

• Ведение и актуализация информации на информационных стендах, в внутренних электронных системах, на сайте школы (по части учебного процесса).
• Подготовка презентаций, информационных материалов по запросу руководителя.
• Сбор данных и составление базовых отчетов по учебной деятельности (например, посещаемость, успеваемость по запросу).

2.5. Участие в мероприятиях:

• Оказание помощи в организации и проведении школьных мероприятий, олимпиад, экзаменов, родительских собраний.
• Встреча и сопровождение гостей, посетителей школы.

3. Требования к квалификации и навыкам

• Высшее или среднее профессиональное образование (желательно педагогическое, административное, документоведение).
• Опыт работы на аналогичной должности от 4 лет.
• Уверенное владение ПК: MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), работа с Google Docs/Sheets, навыки работы с офисными программами и мессенджерами.
• Отличные коммуникативные навыки, грамотная устная и письменная речь.
• Высокий уровень ответственности, организованности и внимательности к деталям.
• Способность работать в режиме многозадачности и с большим объемом информации.
• Умение работать в команде, тактичность, вежливость, стрессоустойчивость.
• Знание основ делопроизводства и документооборота.
• Знание этикета делового общения.

4. Права Старший администратор / Офис-менеджер учебной части имеет право:

• Запрашивать у сотрудников необходимую для выполнения своих обязанностей информацию.
• Вносить предложения по оптимизации своей работы и работы учебной части.
• Повышать свою квалификацию.

5. Ответственность Старший администратор / Офис-менеджер учебной части несет ответственность за:

• Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей.
• Несоблюдение внутренних регламентов и правил школы.
• Нарушение конфиденциальности информации.
• Причинение материального ущерба школе.