Офис-менеджер\Администратор офиса

CORUNA BRANDING — это креативное брендинговое агентство, где рождаются яркие идеи и сильные бренды. Наша команда — это талантливые и увлеченные профессионалы, и мы хотим, чтобы наша рабочая среда была для них максимально комфортной и вдохновляющей. Именно здесь и начинается ваша роль.

Кого мы ищем:
Инициативного и многозадачного организатора, который станет центральным элементом нашего офисной жизни и обеспечит безупречную работу всех процессов. Того, кто любит порядок и комфорт и готов создавать его для всей команды.

В чем предстоит стать главным экспертом:

Вы будете тем, кто обеспечивает бесперебойную и слаженную работу нашего офиса, создавая атмосферу, в которой приятно работать и творить.

Управление офисной инфраструктурой и жизнеобеспечением

• Полный контроль за оснащением и работоспособностью офиса: от канцелярских товаров, воды и кофе до расходных материалов для оргтехники.
• Обеспечение бесперебойной работы офисной техники (принтеры, МФУ, сканеры), организация своевременного обслуживания и ремонта.
• Формирование и управление бюджетом на офисные нужды, поиск оптимальных поставщиков, контроль расходов.

2. Поддержание чистоты, порядка в офисе

• Контроль качества работы клининговой службы, постановка задач и проверка их выполнения.
• Формирование и внедрение правил поддержания порядка
• Забота о создании комфортной и эргономичной рабочей среды для сотрудников.

3. Взаимодействие с администрацией бизнес-центра

• Решение всех административных вопросов: заказ пропусков, парковочных мест, согласование визитов гостей.
• Организация вывоза крупногабаритных отходов (ТМЦ), взаимодействие по вопросам эксплуатации помещений.

4. Организация гостеприимства и первого впечатления о компании

• Создание безупречного клиентского опыта: встреча гостей, подготовка переговорных, организация радушного приема (напитки, документы).
• Формирование и поддержание стандартов гостеприимства в компании.

5. Управление коммуникационными потоками

• Прием, фильтрация и перенаправление всех входящих обращений: телефонные звонки, электронная почта, факсы.
• Работа в CRM-системе: регистрация входящих лидов, первичная обработка запросов, обеспечение их поступления к нужным специалистам.

6. Логистика и документооборот

• Организация работы с курьерскими службами и «Почтой России»: отправка и получение корреспонденции, посылок, отслеживание отправлений.
• Ведение внутреннего делопроизводства, обработка и регистрация входящей/исходящей документации.
• Частичная работа с первичными бухгалтерскими документами (подготовка авансовых отчетов, счетов-фактур, УПД и пр.).

7. Организационная и travel-поддержка команды

• Полное сопровождение командировок: подбор оптимальных логистических маршрутов, бронирование авиа- и ж/д билетов, отелей, оформление страховок, подготовка командировочных удостоверений.
• Выполнение персональных поручений руководителя: бронирование столиков в ресторанах, организация личных поездок, решение бытовых вопросов.

8. Административная поддержка руководства

• Проактивная информационно-административная поддержка: напоминание о задачах и встречах, сбор и анализ информации, подготовка справок и отчетов, проведение предварительных согласований.
• Организация встреч и совещаний, подготовка необходимых материалов.

9. Поддержка корпоративной культуры и PR-активностей

• Помощь в организации и проведении корпоративных мероприятий (праздники, тимбилдинги, митапы).
• Поддержка внутренних коммуникационных проектов.

10. Работа с юридическими документами и системами

• Работа с учредительными документами компании, помощь в подготовке пакетов документов для участия в тендерах и конкурсах.
• Сопровождение процессов корпоративных изменений: подготовка документов для открытия/закрытия ИП/ООО, смены руководителя, юр. адреса, вывода участников.
• Оформление и поддержка Электронного Документооборота (ЭДО) для юридических лиц через «Контур.Диадок» или аналогичные системы, консультирование сотрудников по работе в ЭДО.

Идеальный кандидат — это вы, если:

• Имеете опыт работы на аналогичной позиции от 1 года и понимаете, как сделать офисную жизнь идеальной.
• Обладаете выдающимися организаторскими навыками и внимательны к деталям.
• Ваш уровень английского языка позволяет уверенно принимать звонки и работать с почтой.
• Умеете расставлять приоритеты и эффективно управлять своим временем в условиях многозадачности.
• Знакомы с основами работы в 1С (для обработки документов).
• Вы — проактивный, коммуникабельный и ответственный человек, который готов стать опорой для команды.

Что мы предлагаем:

• Гибкий график: Возможность сочетать работу в офисе с удаленными форматами (гибрид).
• Работу в сердце креативной индустрии: Вы окунетесь в атмосферу создания брендов и будете частью ярких проектов.
• Поддержку и развитие: Мы ценим инициативу и готовы доверять интересные задачи.
• Дружный и молодой коллектив единомышленников, где ценят вашу работу.

Как стать частью нашей команды?

Если вы чувствуете, что это именно та роль, где вы сможете раскрыть свой потенциал, отправляйте свое резюме. В нескольких строках расскажите, что именно вас заинтересовало и какой ваш самый большой опыт в организации процессов.

Мы ждем именно вас!