Офис-менеджер (помощник юридического отдела)

Нашей компании нужен помощник юриста, готовый развиваться и расти вместе с нами, который будет поддерживать работу юридического отдела, выполняя разнообразные задачи под руководством опытных специалистов. Это роль с акцентом на обучение и карьерный рост — идеально для тех, кто хочет строить карьеру в юриспруденции.

Должностные обязанности:

• Работа в 1С: регистрация (присвоение номера и даты) договоров и дополнительных соглашений; заполнение карточек документов; анализ поступивших от контрагентов договоров и дополнительных соглашений на соответствие требованиям (проверка текста на наличие отличий от согласованной в 1с версии; наличие печатей и подписей). Распоряжения, заказ авиа/жд билетов, бюджеты объектов, запуск счетов в оплату.
• Делопроизводство: Ведение архива и реестров (прием/отправление документов, внесение в архив); систематизация и расстановка всех документов по папкам; обеспечение порядка и доступности документов. Сканирование и отправка документов внутри компании.
• Подготовка и оформление документов: визирование документов ; сшивка; сканирование.
• Организация корреспонденции: подготовка заявок на курьера для получения корреспонденции и документов; оформление писем для отправки почтой; контроль посещения курьером почтовых отделений по юридическим адресам компаний; подготовка и передача курьерам доверенностей для отправки/получения корреспонденции; контроль входящей корреспонденции от курьеров и передача документов в соответствующие отделы; ежедневная проверка электронных почтовых ящиков.
• Мониторинг судебных дел и ЕГРЮЛ: ежедневно – изменения сведений о компаниях группы в ЕГРЮЛ; еженедельно - наличие новых судебных дел (арбитражные суды и суды общей юрисдикции), наличие новых исполнительных производств (в отношении юр.лица и его генерального директора), массовость адреса места нахождения юр.лица.
• Актуальность сведений: обеспечение регулярного обновления и корректности информации в реестрах и таблицах; информирование ответственного лица о необходимости обновления документов.
  • Работа с курьерами: Подготовка документов контрагентов для отправки почтой России, Мейджер или лично курьером, распределение заданий между курьерами, заполнение граф на конвертах и описей вложений в письмо. Мониторинг актуальных доверенностей, запрос их в юр.отделе.
  • Заказ пропусков посетителям, оформление новых пропусков на сотрудников, взаимодействие с Бизнес Центром по общим вопросам.
  • Заказ канцелярии и контроль ее остатков.
  • Контроль технического состояния офиса; контроль уборки офиса
  • Доброжелательное, открытое и уважительное отношение как к сотрудникам компании, так и гостям.

Требования:

• Высшее юридическое образование (желательно, но не обязательно с опытом).
• Опыт работы не требуется — мы готовы обучать с нуля!
• Личные качества: внимательность, ответственность, аналитическое мышление, коммуникабельность, умение работать в команде и быстро адаптироваться.

Условия и перспективы:

• Полная занятость. 5/2 с 9-00 до 18-00. Вторник и четверг с 8-00 до 17-00
• Обучение и наставничество от опытных юристов.
• Карьерный рост: возможность повышения до позиции юриста или специалиста в отделе.
• Обучение за счет компании.