Личный помощник руководителя

Компания «Ультрамар» входит в ТОП 5 Морских портов России, приглашает к сотрудничеству Личный помощник руководителя (порт для хранения и перевалки угля и минеральных удобрений со складами и железнодорожной инфраструктурой, общей пропускной способностью более 35 млн. тонн).

Предлагаемый функционал:

Организационно-административные функции:

• Trevel-поддержка (заказ билетов, гостиниц, виз, страховок, подготовка командировочного удостоверения, оформление расходов);
• Организация мероприятий: совещания, бизнес-ланчи, переговоры с партнерами (бронирование ресторанов, трансферов, оформление пропусков);
• Хозяйственные вопросы: обеспечение офиса ГД всем необходимым (канцелярия, вода, кофе), взаимодействие с АХО, IT-отделом;
• Контроль поручений: напоминание руководителям отделов о сроках выполнения поручений ГД, сбор отчетов.

2. Управление временем и графиком:

• Полный контроль над календарем: планирование, корректировка, оптимизация графика;
• Приоритизация: определение важности и срочности встреч, умение сказать "нет" или предложить альтернативу;
• Организация встреч: координация с внутренними и внешними участниками, подбор времени, бронирование переговорных;
• Буферизация: защита ГД от нежелательных посетителей и звонков, фильтрация входящих запросов;
• Напоминания: о предстоящих встречах, дедлайнах, личных делах;
• Логистика: построение оптимального маршрута с учетом графика и пробок.

3. Личный функционал и конфиденциальность:

• Решение личных задач: организация семейных мероприятий, бронирование столиков в ресторанах, заказ подарков, оплата личных счетов;
• Полная конфиденциальность: доступ к личной и коммерческой тайне, умение хранить секреты;
• Необходимость быть на связи вне рабочего времени.

4. Коммуникации и корреспонденция:

• Обработка входящей почты: фильтрация, сортировка, ответы на шаблонные и рутинные запросы, подготовка черновиков для ответов ГД;
• Подготовка исходящей корреспонденции: написание писем, служебных записок, приказов под диктовку или по собственной инициативе;
• Ответы на телефонные звонки: профессиональное и вежливое общение, решение вопросов без подключения ГД;
• Организация видео- и конференцсвязи: техническая подготовка и обеспечение.

5. Подготовка и работа с документами:

• Создание и оформление документов: презентации, доклады, отчеты, справки, коммерческие предложения, протоколы совещаний;
• Ведение делопроизводства: регистрация входящих/исходящих документов, контроль исполнительской дисциплины (кто и в какой срок должен предоставить документ или ответ);
• Подготовка к встречам, анализ и систематизация информации: сбор необходимых материалов, составление повестки дня;
• Проверка документов на ошибки и соответствие формату.

​​​​​​Требования:

• Высшее образование;
• Опыт работы помощником собственника бизнеса (Генерального директора; СЕО-1) от 5 лет в крупных промышленных или логистических компаниях;
• Знание программ MS Office;
• Знание программы 1С Документооборот, Битрикс24 (будет преимуществом).

Условия:

• Работа в крупном быстроразвивающемся холдинге;
• График работы 5х2, с 9 до 18;
• Официальное трудоустройство по ТК РФ;
• Белая стабильная заработная плата;
• Предоставляется ДМС;
• Корпоративная развозка от м. Московская и от м. Пр. Ветеранов.

Благодарим, что ознакомились с нашим предложением.

Будем рады продуктивному сотрудничеству!