Секретарь-делопроизводитель / Административный ассистент

Коллегия адвокатов «Ковалев, Тугуши и партнеры» открывает позицию «Секретарь-делопроизводитель / Административный ассистент».

• Мы в поисках двух специалистов для совместного выполнения указанного функционала. Обязанности будут распределены между сотрудниками с учетом их профессиональных компетенций, опыта и сильных сторон для эффективной организации рабочего процесса.

Ключевые обязанности:

• Сканирование, копирование и печать документов любых форматов (А3, А4, А6) на разных типах бумаги (плотность 80-300 г/м², глянцевая, матовая, калька, самоклеящаяся пленка) и типах носителей (открытки, конверты, наклейки)
• Техническое обслуживание: замена картриджей; первичная диагностика и устранение стандартных сбоев работы оргтехники (замятие бумаги и др.); взаимодействие с системным администратором по вопросам поддержания бесперебойной работы оргтехники

• Форматирование нестандартных документов, распознавание и конвертация сканированных материалов в текстовые форматы
• Транскрибация
• Составление описей объемных документов
• Экспертная работа с PDF-файлами (Adobe Acrobat и аналоги): объединение/разделение файлов, оптимизация размера и качества • конвертация форматов, нумерация страниц, создание закладок • редактирование текста/изображений/метаданных • сравнение версий, комментирование и рецензирование • распознавание текста с последующей вычиткой • настройка защиты: пароли, разрешения, электронные подписи
• MS Office: Word (форматирование, рецензирование, сравнение и т.д.), Excel (составление таблиц и графиков, работа с формулами и т.д.), PowerPoint (основные навыки работы с программой)

• Прием, регистрация и маршрутизация входящей документации
• Подготовка документов к подписанию руководством
• Прошивка и брошюровка документов
• Организация систематизированного хранения и работа с архивом
• Контроль сроков хранения и соблюдение процедур уничтожения документов
• Перевод с/на английский язык, в том числе с помощью машинного перевода (проверка правильности перевода)

• Прием, фиксация, распределение телефонных звонков
• Организация онлайн-встреч (ВКС/zoom/teams и др.): ссылки, доступы, подключение, техническое сопровождение (ноутбук, проектор, видеокамера и др.)
• Работа с почтовыми и курьерскими службами. Оформление писем и посылок в соответствии с установленными требованиями. Отправка, прием, распределение корреспонденции
• Исполнение поручений: почта (получение и отправка корреспонденции), банк (оплата госпошлин, внесение сумм на депозит), нотариус (оформление/заверение документов)
• Календарь корпоративный: бронирование переговорных комнат, мероприятия и совещания, выходные и праздничные дни, отпуска и дни рождения сотрудников
• Календарь руководителей: встречи, собрания, командировки и др.
• Прием и распределение доставок
• Администрирование корпоративного чата

• Адвокатское производство (ордеры и адвокатские запросы): оформление ордеров, ведение и контроль реестра запросов
• Взаимодействие с судебными органами и органами государственной власти: телефонные переговоры, поездки с целью ознакомления с материалами дела, получение процессуальных документов, протоколов и аудиозаписей судебного заседания, судебных актов, справок и др.

• Контроль учета времени и затрат по проектам (ProjectMate)
• Оформление авансовых отчетов

• Контроль остатков и пополнение запасов: вода, кофе, чай, молоко, канцелярские товары, лекарственные препараты, бытовая химия
• Поддержание чистоты и порядка, координация работы клининговых и инженерных служб
• Взаимодействие с поставщиками и подрядчиками: контроль качества купленных товаров, оказанных услуг, выполненных работ
• Поиск и сравнение предложений на товары и услуги

• Встреча гостей и сопровождение переговоров: создание атмосферы гостеприимства, организация парковки, оперативная распечатка документов, подключение трансляции презентаций на проектор, подача чая и кофе
• Подготовка переговорных комнат: поддержание чистоты и порядка, обеспечение материалами, сервировка (вода, фрукты, конфеты), ароматизация помещений

• Участие в организации корпоративных мероприятий и праздничных событий: заказ кейтеринга, сервировка, украшение офиса (профессиональные праздники, 8 марта, 23 февраля и др.)
• Новый год: украшение офиса, координация доставки корпоративных подарков, подготовка подарков к отправке: распечатка наклеек и вкладышей, упаковка
• Дни рождения сотрудников: поздравление в корпоративном чате (подготовка текста, размещение), покупка подарка/цветов, оформление корпоративной открытки

• Управление временем: координация встреч, актуализация календаря, согласование временных слотов, уведомления о дедлайнах
• Выполнение персональных поручений: бронирование ресторанов для деловых встреч, покупка цветов/подарков, организация доставки и сервировка обеда/ужина

• Комплексное планирование командировок в соответствии с деловой повесткой
• Оформление авиа/ж.д. билетов, отелей, организация трансферов и аренды автомобилей
• Визовая поддержка и оформление необходимых документов
• Круглосуточная административная поддержка в поездках
• Подготовка отчетности по командировочным расходам (билеты, чеки, справки)
• Оптимизация travel-бюджета через программы лояльности

KPI:

• Соблюдение высоких стандартов качества клиентского сервиса
• Оперативность устранения форс-мажоров с минимизацией влияния на клиентский опыт (бесшовное управление кризисными ситуациями)
• Строгое соблюдение стандартов конфиденциальности (отсутствие инцидентов утечки/неправомерного доступа к информации/документам)
• Соблюдение корпоративной иерархии и установленных протоколов взаимодействия
• Оперативное реагирование на задачи с высоким статусом приоритета
• Высокий уровень удовлетворенности руководителей и ключевых стейкхолдеров
• Поддержка непрерывности исполнения функции
• Выполнение поручений в соответствии с дедлайнами
• Оперативная печать/скан документов и нулевая толерантность к ошибкам в оформлении критически важных документов
• Эффективность маршрутизации звонков и качество телефонного этикета
• Своевременность закупок (отсутствие дефицита расходных материалов)
• Точность ведения календаря с своевременной актуализацией данных
• и др.

Требования:

• Высшее образование
• Экспертный уровень:
  — Эксплуатация и базовое администрирование оргтехники
  — Работа с документами
  — MS Office: Word, Excel, PowerPoint
  — Информационная гигиена и безопасность данных
  — Операционная система Windows
• Английский язык B1: способность вести деловую переписку, встречать иностранных гостей, отвечать на международные звонки
• Дресс-код: соблюдение корпоративного делового стиля в повседневной работе

Процесс трудоустройства:

1. Резюме + сопроводительное письмо
2. Online-собеседование
3. Собеседование в офисе
4. Выполнение стандартных тестовых заданий в пределах требующихся проф. компетенций (в соответствии с должностью, на которую претендует кандидат)
5. Испытательный срок от 1 до 3 месяцев

Что мы предлагаем:

• Заработная плата: обсуждается индивидуально, выплата 2 раза в месяц
• График работы: 5/2, с 10:00 до 19:00
• ДМС: корпоративное медицинское страхование после испытательного срока
• Выходные и праздничные дни в соответствии с производственным календарем