Административный координатор

Цель роли

Обеспечить бесперебойную работу офисов и корректный документооборот по административным и travel-расходам, а также координировать команду (2 travel-координатора и 1 офис-менеджер) для оперативного обслуживания большого потока поездок вахтового персонала.

Обязанности:

• Закуп хозяйственных и канцтоваров, контроль остатков, своевременной оплаты и сроков поставки.
• Проведение оплат аренды/эксплуатации/коммунальных, сверки, работа с арендодателями.

• Подготовка счетов к оплате, маршрутизация на согласование, отслеживание статусов до факта оплаты.

• Подготовка переговорных перед встречами, обеспечение кофе/чая/расходников, сервис и обслуживание офисного аквариума, координация клининга и техподдержки.

• Координация работы 2 travel-координаторов, распределение нагрузки.

• Контроль за документооборотом по travel: закрывающие документы от агентств/перевозчиков по билетам, проживанию( гостиница) и пр.; акты сверки, контроль за своевременным получением закрывающих документов.

• Не менее двух лет в административных операциях/офис-менеджменте; опыт координации небольшой команды обязателен.

• Практика работы с арендами, оплатами, первичными документами.

• Опыт взаимодействия с travel-агентствами/перевозчиками и документооборотом по travel-услугам.

• Системность, внимательность к деталям, умение работать с высоким объёмом заявок и жёсткими дедлайнами.

• Грамотная деловая переписка, переговоры с подрядчиками.

• Уютный офис в центре города.
• График 5/2 c 8:30 до 17:30.