Помощник руководителя проектов (в строительстве)

«Лето Девелопмент» – экспертная команда специалистов, которая уже более 10 лет создаёт современные жилые и офисные комплексы в Екатеринбурге.

Мы работаем по полному циклу: от анализа и проектирования до строительства, продаж и эксплуатации объектов.

Наша цель — создавать комфортную городскую среду, в которой хочется жить.

Мы предлагаем:

• Работу в динамично развивающейся девелоперской компании
• Официальное трудоустройство с первого рабочего дня в соответствии с ТК РФ
• Гибкое начало и конец рабочего дня (08:00/08:30/09:00 – 17:00/17:30/18:00)
• ДМС после 1 года работы
• Корпоративную культуру, основанную на доверии, уважении и развитии
• Возможности профессионального и карьерного роста
• Участие в реализации инновационных проектов комплексного освоения территории от идеи до реализации
• Место работы в центре Екатеринбурга (ул.Первомайская, д.15)

Основные обязанности:

Административная и организационная поддержка РП:

• ведение календаря, планирование встреч, совещаний, контрольных точек, командировок

• организация встреч (бронирование помещений, оповещение участников), подготовка повестки, материалов, ведение протоколов, контроль выполнения решений
• ведение документооборота (входящая, исходящая корреспонденция, подготовка писем, запросов, уведомлений, служебных записок
• сбор, систематизация, анализ и представление РП необходимой информации по проекту (статусы, отчеты, проблемы), подготовка презентаций, отчетов, справок
• контроль исполнения поручений РП, данных участникам проекта

Работа с проектной документацией (совместно с отделом проектирования):

• ведение реестров и архивов проектной документации в электронном и/или бумажном виде (с соблюдением норм)
• рассылка документации участникам проекта, отслеживание сроков согласования, внесение отметок о версиях
• помощь в подготовке документов (заявки, справки, отчеты), сбор подписей и печатей
• подготовка сводных из коммерческих предложений для оценки материалов или систем для дальнейшего использования в проекте

Коммуникации и координация (Битрикс, 1С, почта):

• обеспечение оперативной связи между РП, участниками проекта (инвесторы, подрядчики, субподрядчики, поставщики, проектировщики) и внутренними службами компании
• своевременная передача информации, поручений, напоминаний от РП участникам проекта и наоборот
• первичная обработка и распределение запросов от участников проекта

Поддержка процессов управления проектом:

• помощь в актуализации календарных графиков (MS Project, Excel), диаграмм Ганта, отслеживание сроков по задачам (совместно со специалистом по планированию)
• мониторинг ключевых сроков проекта (подача документов, этапы, поставки), информирование РП о рисках срыва
• сбор данных от участников, подготовка регулярных отчетов (еженедельных, ежемесячных) по статусу проекта для РП или заказчика (прогресс, проблемы, риски, затраты)
• сбор первичных документов (акты выполненных работ КС-2, КС-3, счета, накладные), помощь в их проверке на соответствие договорам/сметам, подготовка документов для оплаты, отслеживание платежей
• помощь в подготовке проектов договоров, дополнительных соглашений, ведение реестра договоров, контроль сроков их действия

Логистика и организация процессов:

• помощь в организации поставок (отслеживание статусов заказов, взаимодействие со складами, логистами)
• организация визитов РП и других лиц на строительные площадки (согласование пропусков, обеспечение СИЗ)

Контроль качества и соответствия:

• контроль полноты и формального соответствия предоставляемых документов (акты, отчеты подрядчиков) требованиям
• фиксация замечаний по качеству работ или документам, контроль их устранения

Требования к кандидату:

• высшее или средне-специальное образование в сфере строительства
• умение эффективно планировать время, расставлять приоритеты, работать с большим объемом задач
• точность в работе с документами, цифрами, сроками
• умение четко излагать мысли устно и письменно, взаимодействовать с разными людьми
• готовность брать на себя задачи и доводить их до конца
• знание ПО: MS Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook)
• опыт работы с MS Project, 1С, системами электронного документооборота (СЭД), CRM/ERP-системами, BIM-платформами (если нет, то научим)
• знание основ строительства, нормативной базы (ГОСТы, СНиПы/СП), типов проектной документации, договорной работы (базовый уровень)
• способность работать в условиях сжатых сроков и меняющихся приоритетов