Менеджер отдела снабжения/Purchasing Manager

ОПИСАНИЕ ДОЛЖНОСТИ

Отвечает за соблюдение установленных процедур по заказу, приёмке, хранению, распределению и оплате товаров. Формирует список одобренных поставщиков по всем категориям.

ПРОФИЛЬ КАНДИДАТА

Образование и опыт

• Диплом бакалавра (4 года) по специальности «Финансы и бухгалтерский учёт» или смежной области,
  или

• Минимум 2 года опыта работы в сфере закупок или смежной области.

ОСНОВНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Управление работой, проектами, политиками и стандартами в сфере закупок между отделами

• Подготавливает и предоставляет точные и своевременные отчёты, презентации и другую документацию.

• Составляет, кодирует, классифицирует, рассчитывает, проверяет или подтверждает данные.

• Обеспечивает соблюдение санитарных норм.

• Помогает Шеф-повару во всех аспектах закупок (продукты питания, напитки и расходные материалы), обеспечивая качество и рентабельность.

• Заказывает продукты и напитки исходя из потребностей бизнеса.

• Содействует поддержанию или снижению запланированных расходов на продукты/расходные материалы.

• Делегирует и контролирует соблюдение принципа «первым пришёл – первым ушёл» при ротации запасов.

• Поддерживает стандарты гигиены и безопасности в соответствии с брендовыми требованиями.

• Обеспечивает меры по защите складских запасов продуктов и напитков.

• Контролирует использование товаров для минимизации запасов.

• Взаимодействует с кухней, менеджментом ресторана и поставщиками для своевременной доставки в соответствии с потребностями производства.

• Проверяет накладные на соответствие количеству, качеству, весу и спецификациям заказа.

• Использует компьютерные программы для расчёта ежедневных и периодических затрат на продукты и напитки.

• Контролирует уровни запасов, сроки годности, ротацию, заявки и т. д.

• Своевременно выполняет административные задачи (отчёты, калькуляции меню, офисные обязанности).

• Проводит инвентаризацию в конце периода в соответствии со стандартами F&B и бухгалтерии.

• Рассчитывает данные по запасам продуктов и напитков.

• Информирует директора F&B и Шеф-повара о проблемах с ценами и доступностью товаров.

• Обеспечивает соблюдение всех стандартных процедур (LSOP) сотрудниками.

• Принимает и проверяет все поставки.

• Ведёт точный журнал контролируемых запасов и учёт напитков.

• Обеспечивает правильное ведение документации по счетам-фактурам и соблюдение бухгалтерских процедур.

Применение бухгалтерских знаний в закупках

• Демонстрирует знание актуальных вопросов, продуктов, систем и процессов.

• Использует компьютерные системы (оборудование и ПО) для ввода данных и обработки информации.

• Применяет законы, нормы и стандарты при принятии решений.

• Поддерживает высокий уровень технических знаний и применяет их в работе.

Поддержка операций по закупкам

• Применяет навыки коммуникации и межличностного взаимодействия для лидерства и мотивации сотрудников.

• Гарантирует своевременное и единообразное решение дисциплинарных вопросов.

• Обеспечивает проведение аттестаций сотрудников и руководителей в срок.

Достижение финансовых и бухгалтерских целей

• Своевременно предоставляет отчёты, соблюдая сроки.

• Обеспечивает точный учёт прибыли и убытков.

• Достигает и превышает поставленные цели (производственные, бюджетные, командные).

• Разрабатывает планы и приоритеты для выполнения задач.

• Контролирует налоги, обеспечивая их своевременную уплату и начисление.

Дополнительные обязанности

• Предоставляет информацию руководству, коллегам и подчинённым устно, письменно, по телефону или e-mail.

• Анализирует информацию и принимает оптимальные решения.

• Взаимодействует с кухней, поставщиками и Шеф-поваром.

• Эффективно использует ПО для учёта счетов и обновления данных.

• Участвует во всех необходимых встречах.

• Оказывает поддержку другим отделам по вопросам бухгалтерии и бюджета.

• Своевременно информирует руководство и команду о важных новостях.

Управление дисциплиной, проектами и политиками

• Организует выполнение бухгалтерских задач и проектов.

• Проводит и контролирует аудит всех операционных зон объекта.

• Соблюдает законодательство в операционных процедурах.

• Анализирует данные и выбирает оптимальные решения.

• Ведёт бухгалтерские книги.

Поддержка операционной деятельности объекта

• Работает с командой над стратегией, соответствующей бизнес-стратегии бренда, и контролирует её исполнение.

• Анализирует отзывы гостей и ищет пути улучшения.

• Проверяет, удовлетворяют ли команды требованиям сервиса, и даёт обратную связь.

• Проводит обходы территории, проверяет состояние помещений и процессов профилактического обслуживания.

• Лично общается с сотрудниками и гостями для оценки потребностей.

• Разрабатывает устойчивые рабочие процессы и системы.

• Анализирует отчёты и финпоказатели на соответствие бюджету.

• Донесёт чёткие цели до команды для достижения нужных результатов.

Управление факторами, влияющими на опыт гостей

• Обеспечивает высокий уровень сервиса, доступность и открытость для гостей.

• Проявляет инициативу в решении жалоб.

• Всегда демонстрирует профессионализм и вежливость.

• Своевременно реагирует на запросы отдела обслуживания гостей.

• Гарантирует, что все сотрудники соответствуют стандартам гостеприимства.

Поддержка прибыльности

• Поддерживает проведение ежегодных аудитов качества.

• Анализирует отчёты о продажах и деятельности для выявления зон оптимизации расходов и улучшения программ.

Поддержка стандартов безопасности

• Реализует план действий при чрезвычайных ситуациях.

• Обеспечивает безопасные условия труда в соответствии с OSHA/MSDS.

• Поддерживает программы по предотвращению несчастных случаев.

• Следует планам восстановления после происшествий.

Дополнительно

• Проявляет уверенность, энергию и энтузиазм.

• Урегулирует конфликты.

• Эффективно организует своё время.

• Чётко и структурированно излагает идеи.

• Применяет методики решения проблем.

• Выполняет телефонные звонки при необходимости.