Специалист по документообороту / Делопроизводитель

Привет! Меня зовут Маша, я отвечаю за делопроизводство в IT-компании Профи.ру.

В нашей команде четыре человека: руководитель отдела, два специалиста по договорной работе и старший делопроизводитель. Мы помогаем сотрудникам компании с согласованием договоров, взаимодействием с контрагентами, сбором закрывающих документов и заведением счетов на оплату. По пути всё время улучшаем процессы документооборота в компании, чтобы не создавать лишнюю бюрократию.

Мы ходим в офис несколько раз в неделю для работы с бумажными документами, а в остальное время работаем удалённо.

Зачем тебе к нам

• Развиваться и пробовать новое. Постепенно будем расширять твою зону ответственности, сможешь поработать с разными командами: технологии, продукт, HR и другие. У каждой команды своя специфика документов и приобретаемых услуг, поэтому всегда будет что-то новенькое и интересное.

• Быть в команде, которая любит свою работу. Мы всё время придумываем, как и что можно улучшить или автоматизировать, чтобы работать с минимальными трудозатратами. Поэтому сможешь поучаствовать в процессах оптимизации, предлагать идеи и тестировать их.

• Наслаждаться неформальной атмосферой, которой часто не хватает в сфере финансов. Мы общаемся на «ты», всегда открыты к диалогу и изменениям в процессах. При этом не только хорошо работаем, но и хорошо отдыхаем :) Например, недавно ходили с командой на мастер-класс по рисованию, иногда играем в настолки, собираемся на тимбилдинги всем департаментом финансов.

Чем предстоит заниматься

• Отправлять договоры на согласование в 1С:Документооборот, следить за статусом, создавать заявки на оплату счетов. Контролировать, чтобы все счета передавали на оплату вовремя.

• Взаимодействовать с бизнес-заказчиками и контрагентами по договорам, подписанию и предоставлению документов, держать их в курсе статуса согласования и сроков оплаты.

• Отвечать на вопросы сотрудников в процессе согласования, обрабатывать правки и комментарии согласующих.

• Участвовать в ежемесячном закрытии бухгалтерской отчётности: сверяться с контрагентами, проверять наличие первичных документов, запрашивать документы за отчётный период, вести отчёт по закрытию.

• Контролировать наличие оригиналов, обрабатывать реестры недостающих документов.

• Иногда помогать в подготовке документов, приёме входящей корреспонденции, архивировании, подписании и отправке документов контрагентам.

Что нужно, чтобы к нам присоединиться

• Высшее образование. Здорово, если есть опыт работы в бухгалтерии или делопроизводстве.

• Понимание процессов полного цикла прохождения документов (от составления и редактирования до сдачи в архив) или желание в этом разобраться. Идеально, если есть опыт работы с программой 1С:Документооборот и системами ЭДО. Но это необязательное требование, мы готовы научить.

• Готовность много общаться с сотрудниками из разных команд и контрагентами.

• Умение планировать время и систематизировать большое количество информации. Одновременно будут приходить правки по новым договорам от согласующих, запросы по актам от бухгалтерии и просьбы оплатить счета от коллег из других отделов. Нужно помнить про каждый запрос и грамотно их обрабатывать.

• Внимательность к мелочам и ответственное отношение к документам. От качества обработки документов зависит работа соседних отделов, скорость согласований и оплат. Поэтому важно замечать каждую мелочь.

Что мы за это предлагаем

• Зарплату в рынке или выше. Пересматриваем зарплату и грейд два раза в год.
• Свободный формат работы. Мы не контролируем рабочее время и количество часов, проведённых за компьютером. Можно ходить в офис в Москве, работать из дома или путешествовать по миру. Главное — выполнять свои задачи, ходить на общие встречи и не подводить команду :)
• Опционы тем, кто круто себя проявит. Будешь брать большие проекты, развиваться и вдохновлять команду своим примером — они твои.
• Бесплатный ДМС в лучших клиниках в РФ и СНГ. Включает стоматологию, лечение онкозаболеваний. За границей компенсируем походы к врачу или мед. страховку, которую ты выберешь.
• Завтраки в офисе на Ходынском поле (10 минут от метро «ЦСКА» и 5 минут транспортом от метро «Аэропорт»): запеканки, каши, лосось и авокадо, омлеты, круассаны и другая вкуснятина.
• Работу в IT-компании, аккредитованной в Министерстве цифрового развития.
• Обучение и развитие. Оплачиваем профильные курсы, участие в конференциях и митапах. Проводим хакатоны и тренинги, разработали сильную программу для пипл-менеджеров.
• 50% компенсация подписки на любую электронную библиотеку. Оплатим до 3000 рублей в год.
• Вечеринки, которые сложно назвать корпоративом. Мы любим создавать движ вместе: покоряем склоны в Сорочанах, устраиваем фестивали, отдыхаем на вилле в Турции, собираемся на online-party из разных городов из стран.
• Скидки на услуги специалистов Профи.ру — компенсируем 3000 рублей от стоимости заказа.
• Ежемесячно можно выбрать одну из «плюшек» с оплатой 50/50: психотерапия, массаж, спорт, коворкинг, check-up организма, ДМС для родственника, обустройство рабочего места дома, парковка около офиса, услуги няни или сиделки, мед.услуги вне ДМС.