Офис- ассистент

1.Административное обеспечение офиса:
- организация бесперебойной работы офиса;
- заказ и учет канцелярских, хозяйственных и иных расходных материалов;
- контроль за чистотой, порядком и санитарным состоянием помещений;
- координация технического обслуживания оборудования, оргтехники и мебели;
- взаимодействие с арендодателем, коммунальными службами, IT-поддержкой и провайдерами.

2.Документооборот и делопроизводство:
- прием, регистрация, распределение входящей/исходящей корреспонденции;
- ведение архива и контроль хранения внутренних документов;
- ведение корпоративных баз данных, справочников и внутренней документации

-Администрирование архива договоров в электронном виде и на бумажном носителе, включая:

-Восстановление архива (проверка наличия оригиналов и сканов, сканирование, сохранение, регистрация, координация восстановления оригиналов в случае их отсутствия);

-Ведение реестра действующих договоров;

-Контроль поступления оригиналов договоров, доп. соглашений и приложений, подписанных сторонами.

3.Поддержка подразделений компании:
- бронирование билетов и гостиниц;
- сопровождение встреч, совещаний, корпоративных мероприятий;
- поддержка бухгалтерии: сбор первичных документов, курьерская доставка;

4. Работа с посетителями и коммуникации:
- прием гостей, контроль входа/выхода;
- прием и распределение звонков и сообщений;
- контроль актуальности контактной информации;
- выполнение поручений руководства.

• Обязательно знание Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), умение работать с электронной почтой, принтерами, сканерами и другой офисной техникой.

• Делопроизводство и документооборот:

  Знание основ делопроизводства, умение вести деловую переписку, составлять отчеты, обрабатывать входящую и исходящую корреспонденцию.

• Организационные навыки:

  Способность планировать, организовывать и контролировать рабочие процессы

• Коммуникативные навыки:

  Умение эффективно общаться с коллегами, руководством, клиентами и партнерами.

• Управление временем:

  Навыки планирования, расстановки приоритетов и эффективного использования рабочего времени.

• Решение проблем:

  Способность выявлять и решать возникающие проблемы в офисе, находить выход из сложных ситуаций.

• Знание делового этикета:

  Соблюдение правил делового общения, вежливость и тактичность в общении.

• Знание английского языка:

  Знание английского языка-средний уровень ( ведение переписки , коммуникация с коллегами)

• Корпоративная связь, телефон

• Медицинское страхование

• Компенсация питания