Специалист 2 категории (делопроизводитель)

Санкт-Петербург, Аптекарская набережная, 20

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

копирование и сканирование документов, отправка и получение корреспонденции по электронной почте и по факсу;
взаимодействие с почтовыми отделениями и курьерскими службами по вопросам отправки и получения заказной корреспонденции, бандеролей, посылок, экспресс доставки;
обеспечение оформление отправок корреспонденции в соответствии с действующими правилами оказания услуг почтовой связи, осуществление контроля за доставкой отправленной корреспонденции;
запрос у контрагентов входящих номеров на отправленные исходящие письма Общества;
обеспечение регистрации входящей и исходящей корреспонденции, приказов и распоряжений Общества в системе электронного документооборота (СЭД);
осуществление регистрации внутренних протоколов совещаний под председательством генерального директора Общества в СЭД и внесение в СЭД протокольных поручений и их рассылка исполнителям;
формирование дела с исходящими письмами, приказами и распоряжениями по основной деятельности Общества;
ведение срокового, текущего и предупредительного контроля, осуществление проверки исполнения документов (входящие документы, организационно-распорядительные документы и служебные записки) и поручений генерального директора Общества;
обеспечение актуализации справочной информации об организациях-корреспондентах, их руководстве и представителях;
работа с информацией, составляющей коммерческую тайну, с конфиденциальной информацией Общества, принятие меры по недопущению разглашения такой информации;
осуществление вычитки и редактирования исходящих и внутренних документов для обеспечения графического и лексического единообразия, устранения орфографических и пунктуационных ошибок, соблюдения технических правил набора, а также исправления недостатков смыслового и стилистического характера;
бронирование гостиничных номеров для проживания командированных работников;
заказ билетов (электронные билеты) для проезда к месту командировки и обратно;
принятие участие в ведении архива Общества;
взаимодействие с контрагентами по вопросам предоставления первичных отчетных документов по договорам, относящимся к компетенции отдела.

Требования:

высшее образование (предпочтительнее делопроизводство, архивоведение, журналистика, филология);
приветствуется опыт работы делопроизводителем в строительной сфере;
приветствуется дополнительное обучение (повышение квалификации) по программам порядка обращения с коммерческой тайной и персональным данным;
знание программ: СЭД «ДЕЛО», 1С Документооборот, MS Office, Консультант+;
личные качества: аккуратность, внимательность, пунктуальность, педантичность, исполнительность, ответственность, организованность и внимание к деталям, грамотная письменная и устная речь, коммуникабельность, компьютерная грамотность.

Условия:

декретная ставка;
график работы: пн-пт с 09:00 до 18:00;
срок испытания 3 месяца;
место работы: г. Санкт-Петербург, Аптекарская набережная, дом 20, лит. А, БЦ "Авеню"
предоставление полного пакета ДМС после окончания срока испытания.
возможность профессионального и карьерного роста.