Помощник руководителя

Навыки:

- Грамотная речь и письмо;

- Коммуникабельность;

- Самообучаемость, самоорганизованность;

- Желателен опыт кадровой и/или бухгалтерской работы, работы с закупками;

- Желателен опыт работы с системой Docsvision.

Обязанности:

- Выставление актов, счетов, счёт-фактур, ведение их в системе Docsvision, проведение сверок по наличию первичных бухгалтерских документов;

- Контроль исполнения сроков по договорам с контрагентами, составление дополнительных соглашений. Регистрация договоров, доп. соглашений и пр. в системе Docsvision;

- Работа с хозяйственными договорами компании;

- Взаимодействие с кадровиками и бухгалтерами на аутсорсе (сверка бухгалтерских документов, отработка запросов от налоговой и пр. Контроль выплат отпускных, больничный, составления приказов. Отчётность.);

- Контроль и хранение кадровых и бухгалтерских документов, подготовка документов и справок по запросу сотрудников;

- Работа с банком: подготовка платёжных поручений для перечисления заработной платы и прочих выплат. Оплата счетов компании. Выгрузка ежедневных выписок для директора и ежемесячных выписок по основному счету и зарплатному проекту для бухгалтерии;

- Составление графика отпусков совместно с начальниками отделов, контроль за своевременным подписанием документа;

- Ежемесячный контроль планируемых отпусков сотрудников, ведение календаря отсутствий и отпусков в программе;

- Контроль и выгрузка табеля учета рабочего времени;

- Ежедневный контроль и ведения плана приходов и расходов компании;

- Заказ обновления ПО системы Галактика, отчётность;

- Подготовка документов для участия в конкурсах, тендерах, аукционах. Мониторинг закупок, совместно с начальником отдела развития бизнеса;

- Работа с электронными торговыми площадками и с электронно-цифровыми подписями;

- Актуализация инструкций по охране труда, ознакомление работников с инструкциями;

- Обеспечение офиса необходимыми материалами: заказ воды, замена картриджей, закупка канцелярии и хозяйственных товаров, контроль остатков.

- Ведение документооборота. Сканирование документов, отправка и хранение в электронном и бумажном виде (кадры, бухгалтерия, первичные и договорные документы). Отправка и получение документов через почту, программу Контур Диадок, курьерскими службами и лично;

- Заказ авиа и жд билетов, гостиниц и пр. для командировок;

- Оформление командировочных документов, авансовых отчётов;

- Поиск новых сотрудников, размещения информации на сайтах, приглашение и подготовка собеседований;

- Организация корпоративных мероприятий;

- Выполнение поручений генерального директора.

Условия:

- 5-ти дневная рабочая неделя с 8:30 до 17:30, перерыв на обед с 12:00 до 13:00.

- работа в офисе по адресу ул. Лермонтова, д.130, офис 429 (здание ИСЭМ СО РАН Мелентьева)

- официальное трудоустройство.