Администратор коммерческого отдела/офис менеджер

Трудовая функция Администратора коммерческого отдела - обеспечение деятельности коммерческого отдела по организационному, документационному и информационному направлениям.

Ведение документооборота в коммерческом отделе, формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечение их сохранности.

Подготовка проектов писем, запросов, приказов, распоряжений, доверенностей и других документов, касающихся деятельности коммерческого отдела.

Подготовка и рассылка коммерческих предложений и других документов для контрагентов Общества, организация, контроль и фиксация обратной связи.

Выявление потребностей клиентов в продукции и услугах, реализуемых коммерческим отделом.

Оперативное реагирование на информацию, поступающую от контрагентов Общества, при возникновении претензий - немедленное информирование о них непосредственного руководителя.

Поддержание в актуальном состоянии данных о контрагентах Общества в информационной базе коммерческого отдела.

Участие в разработке и реализации проектов, связанных с деятельностью коммерческого отдела.

Взаимодействие с другими подразделениями Общества с целью выполнения возложенных на него задач.

Выполнение копировально-множительных работ.

Приём телефонных звонков и организация встречи посетителей коммерческого отдела.

Участие в общих рабочих совещаниях коммерческого отдела и Общества.

Выполнение определенной настоящей должностной инструкцией трудовой функции, соблюдение правил внутреннего трудового распорядка, действующих в Обществе, трудовой дисциплины, внутренних локально-нормативных актов и регламентов, правил и инструкций по охране труда, правил техники безопасности и пожарной безопасности на рабочем месте.

Ведение рабочей и отчетной документации.

Администратор коммерческого отдела должен знать:

• законодательные и нормативные правовые акты, регламентирующие предпринимательскую и коммерческую деятельность;
• правила и принципы продаж;
• основы налогообложения;
• ассортимент, классификацию, характеристику и назначение реализуемых Обществом продукции и услуг;
• психологию, этику делового общения;
• правила установления деловых контактов и ведения телефонных переговоров;
• порядок разработки бизнес-планов, коммерческих соглашений, договоров;
• организационно-штатную структуру Общества;
• положения, приказы и внутренние процедуры Общества;
• функции и задачи подразделений Общества;
• функциональные обязанности сотрудников коммерческого отдела Общества;
• свои действия при внештатных и аварийных ситуациях.