Ведущий специалист отдела сервиса

1. Работа с исполнительной документацией

• Подготовка, проверка и оформление исполнительной документации.
• Согласование документации с ответственными лицами и подрядчиками.
• Направление документов на подпись и контроль их подписания.
• Организация хранения и архивирование исполнительной документации.

2. Работа с первичной документацией

• Сбор, проверка и систематизация первичных закрывающих документов (акты, накладные, счета-фактуры и др.).
• Своевременная передача оригиналов документов в бухгалтерию.
• Контроль корректности заполнения и наличия необходимых подписей/печатей.

3. Отчетность по выполненным работам

• Формирование отчетов по выполненным работам (ежедневных, еженедельных, месячных).
• Ведение и актуализация базы данных по выполненным работам.
• Проверка данных на соответствие договорным условиям и фактическому выполнению.

4. Учет услуг, товаров и материалов

• Отражение поступления услуг субподрядчиков, товаров, материалов, работ в систему учета (файл 09 и КА).
• Сверка данных с бухгалтерией и подрядчиками.
• Контроль корректности занесения информации и исправление ошибок при необходимости.

5. Взаимодействие с заказчиками

• Переписка с заказчиками по электронной почте и в мессенджерах.
• Уточнение деталей работ, сроков выполнения, объемов.
• Ответы на запросы заказчиков и предоставление необходимой информации.
• Решение текущих вопросов и согласование изменений.

6. Работа с поставщиками

• Взаимодействие с поставщиками по вопросам отгрузки товаров/материалов.
• Контроль сроков поставок и соответствия заявленным объемам.
• Согласование вопросов по оплате и закрывающим документам.

7. Ведение отчетности и дашбордов

• Заполнение и актуализация дашбордов по ключевым показателям отдела.
• Подготовка регулярной отчетности для руководства.
• Визуализация данных для удобства анализа.

8. Работа с рекламациями

• Фиксация поступающих рекламаций от клиентов или подрядчиков.
• Документирование претензий и передача их на рассмотрение руководителю.
• Контроль сроков ответа и решения по рекламациям.

9. Выполнение иных поручений руководителя

• Поддержка административных и организационных задач.
• Участие в совещаниях и подготовка необходимых материалов.
• Помощь в оптимизации рабочих процессов отдела.

Требования к кандидату

• Высшее образование
• Опыт работы от 3 лет
• Опыт работы с исполнительной и первичной документацией.
• Уверенное владение Excel, 1С, Битрикс (или аналогичными системами).
• Внимательность, ответственность, умение работать с большими объемами данных.
• Навыки деловой переписки и коммуникации.
• Готовность к многозадачности и соблюдению сроков.

Условия:

• Официальное трудоустройство

• График 5/2, с посещением офиса на испытательном сроке, далее гибрид

• Оплата проезда (после испытательного)