Personal Assistant to the Owner, Limassol, Cyprus / Личный помощник собственнику бизнеса, Кипр

About the Role:

We are seeking a highly organized, discreet, and proactive Personal Assistant to the Owner of a dynamic, fast-paced company. This is a pivotal role that involves close collaboration with the Owner and their family, with responsibilities spanning document management, visa and travel support, and coordination of personal and business-related projects. The ideal candidate is detail-oriented, highly professional, and able to manage sensitive matters with the utmost confidentiality.

Key Responsibilities:

1. Document & Administrative Management

• Maintain and organize confidential and legal documents for the Owner and family.
• Prepare, proofread, and manage a range of personal and business correspondence.
• Track key deadlines, renewals, and compliance requirements for personal and business interests.

2. Visa & Travel Support

• Manage visa applications, extensions, and renewals for the Owner and family members.
• Liaise with embassies, consulates, and legal advisors for immigration and travel-related documentation.
• Oversee itinerary planning and booking of travel arrangements including flights, accommodations, and ground transport.

3. Personal Project Management

• Coordinate the execution of the Owner's personal projects (real estate, events, philanthropic initiatives, etc.).
• Act as a liaison between contractors, service providers, and other stakeholders.
• Track progress, manage timelines, and report regularly to the Owner.

Requirements:

• Proven experience as a Personal Assistant, Executive Assistant, or in a similar role supporting high-level individuals.
• Strong understanding of international visa processes and travel documentation.
• Excellent organizational and multitasking skills with strong attention to detail.
• Ability to manage confidential information with discretion and integrity.
• Fluent in English; additional languages are a plus.
  

  О вакансии:
  
  Мы ищем высокоорганизованного, конфиденциального и проактивного личного помощника для владельца динамичной и быстроразвивающейся компании. Это ключевая роль, предполагающая тесное взаимодействие с владельцем и его семьёй. Обязанности включают управление документацией, поддержку в вопросах виз и путешествий, а также координацию личных и бизнес-проектов. Идеальный кандидат — внимательный к деталям, профессиональный и умеющий обращаться с конфиденциальной информацией с высочайшим уровнем доверия.

  
  Основные обязанности:
  

  1. Управление документацией и административная поддержка
  • Ведение и организация конфиденциальных и юридических документов для владельца и его семьи.
  • Подготовка, корректура и ведение различной личной и деловой переписки.
  • Отслеживание ключевых сроков, продлений и требований к соблюдению нормативов по личным и деловым вопросам.

  2. Поддержка в вопросах виз и путешествий
  • Оформление заявок на визы, продление и обновление виз для владельца и членов его семьи.
  • Взаимодействие с посольствами, консульствами и юридическими консультантами по вопросам иммиграции и сопутствующей документации.
  • Планирование маршрутов и бронирование поездок, включая авиабилеты.

  3. Управление личными проектами
  • Координация выполнения личных проектов владельца (недвижимость, мероприятия, благотворительные инициативы и т.д.).
  • Взаимодействие с подрядчиками, поставщиками услуг и другими заинтересованными сторонами.
  • Отслеживание прогресса, управление сроками и регулярная отчетность перед владельцем.

  
  Требования:
  
  • Подтверждённый опыт работы личным помощником, исполнительным ассистентом или в аналогичной должности при поддержке высокопоставленных лиц.
  • Глубокое понимание международных визовых процессов и сопутствующей документации.
  • Отличные организационные навыки и умение работать в режиме многозадачности, внимание к деталям.
  • Способность работать с конфиденциальной информацией с соблюдением полной конфиденциальности и этики.
  • Свободное владение английским языком; знание других языков приветствуется.