Главный специалист отдела делопроизводства (секретарь)

- осуществлять взаимодействие с посетителями ОГКУ КЦ Иркутской области; прием звонков и консультирование посетителей по вопросам, касающихся оказываемых услуг ОГКУ КЦ Иркутской области;

- подготавливать документы и материалы, необходимые для работы директора ОГКУ КЦ Иркутской области;

- организовывать проведение телефонных переговоров директора ОГКУ КЦ Иркутской области, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения содержание, прием входящих звонков, и их перераспределение;

- подготавливать проекты приказов ОГКУ КЦ Иркутской области, составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем;

- выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором ОГКУ КЦ Иркутской области (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний;

- осуществлять прием входящей корреспонденции, поступающей по различным каналам связи (электронная почта, распорядительных и договорных документов);

- принимать и регистрировать корреспонденцию, поступающую в ОГКУ КЦ Иркутской области;

- передавать зарегистрированные документы на рассмотрение директору ОГКУ КЦ Иркутской области;

- перенаправлять документы должностным лицам, структурным подразделениям, указанным в резолюции для использования в процессе работы, либо для подготовки ответа;

- сканировать документы для занесения в программу СЭД «Дело»;

- регистрировать документы посредством СЭД «Дело»;

- обеспечивать своевременное и правильное внесение информации в базу данных подсистемы СЭД «Дело» в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»;

- добавлять новые организации в адресный справочник СЭД «Дело»;

- проверять/согласовывать на правильность оформления исходящих документов (бланк, группа документа) на соответствие требованиям к оформлению исходящих документов структурных подразделений ОГКУ КЦ Иркутской области в соответствии с Инструкцией по делопроизводству ОГКУ КЦ Иркутской области»;

- обеспечивать своевременную отправку исходящей корреспонденции ОГКУ КЦ Иркутской области (за подписью директора ОГКУ КЦ Иркутской области и его заместителей ОГКУ КЦ Иркутской области) посредством электронной почты, курьерской доставки»;

- ежедневно до 17 часов 00 минут подготавливать начальнику отдела отчет об исполнительской дисциплине;

- осуществлять ежедневное информационно-методическое сопровождение и консультирование работников ОГКУ КЦ Иркутской области и филиалов ОГКУ КЦ Иркутской области по вопросам, входящим в компетенцию отдела по подготовке писем, приказов, работы в программе СЭД «Дело»;

- выполнять указания непосредственного начальника отдела;

- выполнять требования, установленные локальными нормативными актами ОГКУ КЦ Иркутской области;

- обеспечивать сохранность находящихся на исполнении служебных документов, используемого в своей служебной деятельности оборудования и имущества;

- соблюдать антикоррупционное законодательство;

- выполнять иные обязанности, предусмотренные законодательством Российской Федерации;

- организовывать работу по подготовке номенклатуры дел структурными подразделениями ОГКУ КЦ Иркутской области;

- направлять письма в структурные подразделения ОГКУ КЦ Иркутской области о предоставлении предложений для включения в номенклатуру дел на предстоящий календарный год;

- составлять по установленной форме номенклатуру дел ОГКУ КЦ Иркутской области и его филиалов на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных и подписанных руководителями этих подразделений;

- утверждать номенклатуру дел ОГКУ КЦ Иркутской области приказом директора ОГКУ КЦ Иркутской области;

- обеспечивать хранение дел и оперативное использование документационной информации в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях;

- обеспечивать сохранность архивных документов в течение установленных сроков хранения; - осуществлять контроль за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями дел, подлежащих архивированию;

- осуществлять проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях ОГКУ КЦ Иркутской области;

- осуществлять в соответствии с законодательством Российской Федерации работы по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности ОГКУ КЦ Иркутской области;

- принимать, учитывать и хранить законченные делопроизводством документы в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях;

- подготавливать и передавать на государственное хранение документы постоянного хранения в ОГКУ «Государственный архив Иркутской области» в установленные сроки и в установленном порядке;

- обеспечивать сохранность документов, поступивших в архив;

- подготавливать сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли;

- вести работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивать удобный и быстрый их поиск;

- участвовать в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов. Следить за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности;

- контролировать соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива;

- выдавать в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составлять необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливать данные для составления отчетности о работе архива

Ставка декретная

Требования:

Высшее

Социальный пакет