Executive Business Assistant / Logistics & Strategy

#Работа в офисе в Дубае

О компании

INIX Group — международная торгово-логистическая группа с более чем 17-летним опытом в построении устойчивых цепочек поставок и управлении международными закупками для клиентов по всему миру. Мы оказываем услуги аутсорсинга закупок для промышленных и торговых компаний, берём на себя полный цикл — от закупки до доставки, выстраивая эффективные и прозрачные цепочки поставок под ключ. Сегодня мы масштабируем международное логистическое направление, выстраивая инфраструктуру на базе дочерних структур в Китае, Индии, ЮАР и странах СНГ, с центром управления в Дубае (ОАЭ).

Кого мы ищем

Ищем внимательного и проактивного ассистента в Дубае для поддержки руководителя логистики и закупок. Задачи — координация, аналитика, подготовка материалов и работа с цифровыми инструментами, включая ИИ. Важно уметь быстро обрабатывать информацию и помогать в принятии решений.

Основные обязанности:

1. Поддержка руководителя и стратегических инициатив

• Организация графика, контроль исполнения задач, сопровождение поручений;

• Подготовка аналитических материалов, презентаций и справок по запросам руководства;

• Участие в стратегическом планировании, запуске новых направлений и проектной работе;

• Фильтрация входящих запросов, подготовка черновиков писем, контроль деловой переписки;

• Обеспечение конфиденциального и административного сопровождения руководителя.

2. Координация логистических и закупочных процессов

• Операционная поддержка отдела логистики и закупок: контроль сроков, координация взаимодействий;

• Поддержка документооборота: отслеживание договоров, оформление документации, контроль исполнения;

• Мониторинг хода логистических операций и закупочной деятельности.

3. Взаимодействие с клиентами и внешними партнёрами

• Коммуникация с клиентами, поставщиками и партнёрами (письменно и устно, включая международные контакты);

• Участие в переговорах и деловых встречах от имени компании;

• Представление компании на выставках, форумах и иных мероприятиях (в т.ч. международных);

• Подготовка коммерческих предложений, писем и презентационных материалов.

4. Аналитика и ресёрч

• Сбор и структурирование информации по продуктам, рынкам, поставщикам;

• Подготовка сравнительных таблиц, сводок и аналитических отчётов;

• Участие в формировании предложений и решений по развитию проектов.

5. Ведение документации и контроль внутренних процессов

• Подготовка и ведение внутренних протоколов, отчетов, служебных записок;

• Контроль исполнения поручений между отделами, координация смежных функций;

• Работа в CRM/ERP-системах, поддержка баз данных и таск-трекеров.

6. Работа с цифровыми инструментами и ИИ

• Использование цифровых решений для оптимизации процессов: Notion, ChatGPT, Copilot и др.;

• Поддержка автоматизации рутинных задач, шаблонов коммуникации и документооборота.

7. Поддержка HR и организационных задач

• Участие в подборе и адаптации новых сотрудников (в том числе сопровождение on-boarding);

• Взаимодействие с HR и административными службами по оргвопросам отдела;

• Поддержка внутренней коммуникации и корпоративной культуры.

Требования к кандидату:

Опыт и навыки:

• Опыт работы в роли ассистента руководителя / координатора проектов / аналитика от 2 лет

• Понимание логистических и закупочных процессов (желателен опыт работы в соответствующем подразделении)

• Опыт делового взаимодействия с внешними партнёрами и клиентами

• Навыки подготовки аналитических справок, презентаций, стратегических обзоров

• Умение структурировать задачи и отслеживать их выполнение

Образование и подход:

• Высшее образование (предпочтительно в области управления, логистики, экономики или международного бизнеса)

• Системное мышление и высокая внимательность к деталям

• Быстрая обучаемость и способность работать с разнородной информацией

Языки:

• Русский язык — обязательно (рабочий язык общения внутри команды)

• Английский язык — не ниже С1

• Отличные навыки письменной и устной коммуникации

Цифровые навыки:

• Уверенное владение Excel, PowerPoint, Google Workspace

• Опыт с CRM / ERP

• Опыт работы с современными цифровыми инструментами и ИИ (например, для ресерча, анализа данных, автоматизации задач)

Личностные качества:

• Гибкость и стрессоустойчивость

• Готовность работать в динамичной и многозадачной среде

Условия работы:

• Офис в Дубае (Barsha Heights)

• График: с 9:00 до 18:00, 5/2

• Полная занятость, работа в офисе

• Зарплата от 15 000 AED + бонусы

• Рабочая виза за счёт работодателя

• Динамичная международная команда, интересные задачи, рост

Готовы присоединиться к сильной команде INIX Group?
Присылайте резюме на русском или английском — мы ждём именно вас.