Ассистент технического отдела

Войт Индастриал Сервисиз специализируется на поставках высокотехнологичного оборудования "под ключ". Нашими заказчиками являются ведущие предприятия России: АО «Автоваз», АО «ВМП «АВИТЕК», ПК «Салют» АО «ОДК», ООО «UZAUTO MOTORS», ООО «Анипласт».

Наша миссия - развитие и укрепление отечественных производств, посредством комплексных поставок и ремонта промышленного оборудования с применением передовых и сверхнадежных решений, отвечающих современным требованиям эффективности и безопасности.

Ищем сильного, динамичного, амбициозного, заряженного энергией ассистента!

Основные обязанности:

• Подготовка и отправка деловой корреспонденции

• Обработка входящих писем и документов

• Контроль сроков ответа на запросы

• Ведение архива электронной переписки

• Согласование текстов писем с руководством

• Уведомление сотрудников о важных сообщениях

• Оформление и контроль пропусков

• Ведение базы данных пропусков, разрешений и удостоверений

• Информирование служб безопасности клиентов

• Подготовка отчетов по использованию пропусков (Время КПП на объектах клиента)

• Отслеживание доставки технического оборудования

• Взаимодействие с логистическими компаниями

• Контроль целостности поставляемого оборудования

• Оформление актов приема-передачи

• Ведение учета поступившего оборудования

• Организация деловых поездок сотрудников

• Бронирование билетов и гостиниц

• Составление маршрутов перемещений

• Оформление командировочных документов

• Контроль расходов на командировки

• Информирование командируемых сотрудников

• Регистрация входящих/исходящих документов

• Контроль сроков исполнения документов

• Подготовка документов для архивации

• Обеспечение сохранности конфиденциальной информации

• Подготовка материалов для конференций

• Верстка презентационных материалов

• Сбор данных для отчетов

• Координация встреч и совещаний

• Бронирование переговорных комнат и коворкингов

• Уведомление участников о встречах

• Подготовка материалов для совещаний

• Ведение протоколов встреч

• Фиксация поручений руководства

• Информирование о возникших проблемах

Дополнительные обязанности:

• Техническая поддержка офисных программ

• Помощь в настройке оборудования

• Контроль работы офисной техники - IT

• Организация рабочих мест

• Подготовка инструкций по работе с оборудованием

• Координация работы с IT-отделом

• Взаимодействие с отделом кадров

Требования к отчетности:

• Еженедельный отчет о выполненных поручениях

• Подготовка сводных отчетов по запросу руководства

• Ведение журнала выполненных работ

• Информирование о критических ситуациях

Профессиональные компетенции:

• Владение офисными программами

• Навыки работы с оргтехникой

• Понимание базовых технических процессов

• Умение работать с документацией

• Навыки планирования и организации