Ассистент директора

Компания, владеющая сетью салонов перманентного макияжа и beauty-услуг премиального сегмента, в связи с расширением бизнеса приглашает на работу Операционного менеджера. Мы ищем человека, который возьмет на себя ответственность за исполнение ежедневных задач и составление отчетности, обеспечит полный контроль над исполнением поручений и других рабочих задач от руководителя. Наша цель – разгрузить Управляющего директора от ежедневных цикличных задач, но при этом делегировать их максимально ответственному и скрупулезному человеку, за которым не требуется перепроверка данных и которому можно доверить учет и свод количественных показателей, в том числе финансовых.

Если Вы трудолюбивы и ответственны, обладаете всеми навыками и требованиями, для указанных ниже должностных обязанностей, мы будем рады рассмотреть Ваше резюме.

Обязанности:

1. Поддержка Управляющего директора в операционном управлении. Поддержка связи с командой. Взаимодействие с сотрудниками компании, ключевыми партнерами и отдельными клиентами (при необходимости).
2. Организация рабочего пространства Управляющего директора: контроль над дедлайнами, ведение переписок, поиск и подбор (систематизация) необходимой информации, локации, людей для сотрудничества по запросу Управляющего директора.
3. Тайм-менеджмент: - обеспечение работы сетки регулярных событий (рабочие встречи, совещания, др.),

- напоминание (заранее) о предстоящих событиях, мероприятиях, днях рождениях и других знаменательных дат,

- ведение календаря дней рождений друзей, коллег, партнеров, заказывать подарки согласно концепции праздника и контролировать их получение/доставку.

4. Организация оффлайн/онлайн рабочих встреч, в том числе подготовка материалов к встречам, протоколирование встреч, фиксация задач и дальнейший контроль выполнения задач в установленный срок.

5. Учет и контроль выполнения поступающих задач и поручений от Управляющего директора, контроль сроков исполнения проектов (в системе Bitrix24), их распределение ответственным исполнителям и контроль исполнения с использованием программ администрирования в компании.

6. Участие в организации корпоративных мероприятий.

7. Заполнять и вести таблицы для учета финансовых данных. Формирование и ведение платежного календаря. Работать в Excel, Google таблицах и CRM-системе.

8. Контроль складских остатков, проверка расходов в соответствии с нормативами.

9. Контроль осуществления закупок и взаиморасчетов с подрядчиками, соблюдение договорных сроков. Работа с закрывающими документами.

10. Сбор, ведение базы контактов подрядчиков, партнеров.

11. Ежедневное ведение отчета ДДС (ДС бизнеса и личные финансы собственника бизнеса), проверять разнесения доходов и расходов по статьям и другим направлениям.

12. Ведение зарплатных таблиц и формирование отчетов.

13. Сбор и обработка статистических данных, данных по доходам/затратам для составления управленческих отчетов (еженедельных, ежемесячных, годовых).

14. Участие в автоматизации и внедрении производственного учета.

15. Ведение документооборота, архивирование документов.

16. Работа с конфиденциальной информацией.

17. Поддержка Управляющего директора в ежедневных рабочих задачах и проектах.

18. Выполнение иных поручений руководства.

На финансовый блок есть внешняя поддержка Управляющего директора, если часть функций не знакома обучим.

Требования:

1. Среднее профессиональное или высшее образование (экономическое, бухгалтерское, менеджмент будут преимуществом).
2. Владение методами статистического и финансового анализа и бухгалтерского учета, знание основ бюджетирования, управленческого учета.
3. Опыт работы в должности помощника руководителя от 3-х лет.
4. Высокий уровень самоорганизации. Ответственность, исполнительность, пунктуальность – задачи и поручения должны быть решены в обозначенные сроки.
5. Способность к обучению. Отличная память, внимание к деталям. Дисциплинированность.
6. Продвинутый пользователь ПК, MS office, Google Docs, Task Tracker (Bitrix, Trello и др.), мобильной техники и мобильных приложений. Умение работать с CRM.

Условия:

1. Работа в офисе 5/2 с 09:30 до 18:30.
2. Заработная плата обсуждается с кандидатом. Возможность роста дохода (вознаграждения согласно вкладу в общее дело, премии).
3. Официальное трудоустройство (испытательный срок 3 месяца).
4. Все наши корпоративные benefits, мероприятия, доступ ко всем услугам и продуктам компании.
5. Работа под наставничеством опытного Управляющего директора.
6. Работа в уютном офисе в центре Москвы.
7. Отличные возможности для профессионального роста.