Архивариус Канцелярии

Алматы, улица Богенбай батыра, 221

Метро: Театр имени Ауэзова

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

осуществляет работу по организации и ведению архивного дела в соответствии с требованиями законодательства Республики Казахстан, Положением о ведомственном архиве;
проверяет правильность оформления и формирования документов в дела в структурных подразделениях;
принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы/дела, законченные делопроизводством;
осуществляет выдачу документов и дел во временное пользование структурным подразделениям на основании поступающих запросов;
организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив Общества;
участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов;
ежегодно разрабатывает и утверждает План работы архива Общества;
составляет график приема передачи документов в архив Общества и осуществляет контроль за своевременной сдачей документов в архив;
подготавливает сводные описи единиц постоянного, временного сроков хранения, а также дел по личному составу;
подготавливает акты для передачи документов на государственное хранение и уничтожение документов и дел, сроки хранения которых истекли;
выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии;
составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива;
подготавливает данные для составления отчетности о работе архива Общества;
принимает участие в разработке внутренних нормативных документов, касающихся архивного делопроизводства;
организует работу Центральной экспертной комиссии Общества;
проводит инвентаризацию хранимых в архиве документов;
создает систему поиска документов, обеспечивает быстрый, удобный доступ к ним;
разрабатывает и поддерживает в актуальном виде номенклатуру дел;
консультирует работников структурных подразделений/филиала по вопросам по формированию документов в дела, разработке номенклатуры дел и другое;
разрабатывает инструкции, методические рекомендации по организации архивного дела и ведению делопроизводства;
следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности;
контролирует соблюдение порядка противопожарной защиты в помещении архива;
оказывает содействие в работе Канцелярии в соответствии с Положением о Канцелярии;
принимает необходимые меры по обеспечению и соблюдению требований информационной безопасности;
выполняет поручения заведующего Канцелярией.
обеспечение бесперебойной работы Канцелярии Общества;
организация и контроль документооборота в Обществе;
ведение и контроль архивирования, регистрации, учета входящей и исходящей корреспонденции;
организация работы Канцелярии, включая распределение обязанностей среди сотрудников;
контроль за правильностью и своевременностью оформления, регистрации и учета документов;
организация получения, обработки, учета и передачи документов в структурные подразделения Общества;
обеспечение своевременной и правильной передачи исходящей корреспонденции, в том числе в электронном виде;
контроль за хранением и архивированием документации, соответствующей правилам хранения и уничтожения документов, утвержденных законодательством Республики Казахстан;
координация и контроль за работой по электронному документообороту, в том числе управление специализированным ПО;
обеспечение организации делопроизводства в соответствии с нормативными требованиями;
ведение и контроль реестров корреспонденции, учетной документации;
участие в разработке и внедрении внутренних стандартов и нормативов Общества;
проведение обучения сотрудников по вопросам документооборота и организации работы с документами;
подготовка отчетов о работе и представление их руководству Общества;
организует и контролирует работу архива;
Участвует в составлении номенклатуры дел Общества и осуществляет контроль за ее соблюдением;
соблюдение требований внутренних нормативных документов организации в части делопроизводства и информационной безопасности;
навыки разработки и оформления внутренних актов;
опыт составления проектов нормативных документов в соответствии с законодательными требованиями.

Требования:

основное образование:

- высшее образование по специальностям: Документоведение, Архивоведение, и аналогичным направлениям;
опыт работы /обязательный:

Архивариусом, в Управлении документооборотом не менее 3 лет;
владение компьютером:

- уверенный пользователь информационных систем

MS Office (Excel, Word, PowerPoint,

Outlook, Access);

- работа с Интернетом

(Opera, Internet Explorer;

Mozilla Firefox) и электронной почтой

(Outlook Express);

- работа с системами электронного документооборота;
Знание законодательства РК:

- Закон Республики Казахстан «Об архивном деле и документации»;

- Закон Республики Казахстан «О персональных данных и их защите»;

- Закон Республики Казахстан «О государственной и служебной тайне»;

- Законодательные, нормативные

правовые акты, методические и нормативно-технические материалы по ведению делопроизводства в организации;

- Владение современными программами для ведения электронного документооборота;

- Основные положения системы

делопроизводства;

- Структуру Общества и ее подразделений;

- Трудовое законодательство, порядок

внутреннего трудового распорядка, по

безопасности и охране труда, производственной санитарии, требования пожарной безопасности.