Бизнес ассистент / личный помощник

Давайте знакомиться!

Мы группа компаний AGAVA- стабильно развиваемся более 15 лет.

Являемся производителями и эксклюзивными поставщиками алмазного инструмента и оборудования торговой марки KEOS с производством в Южной Корее. А также импортерами и владельцами нескольких брендов алмазного инструмента по всему Миру (США, ЕС, РФ ).

У нас есть офисы и склады в Германии, России ( Москва и Санкт-Петербург), также мы владельцы сети Лунж-бар "ДПО"

В нашу команду требуется Бизнес ассистент/личный ассистент руководителя!

Основные обязанности:

• Планирование и организация:

  • Планирование рабочего дня руководителя, включая распределение задач и важных событий.
  • Контроль за календарем руководителя и уведомление о предстоящих встречах и событиях.

• Управление перепиской:

  • Управление деловой перепиской, фильтрация и приоритизация сообщений.
  • Своевременное информирование руководителя о важных письмах и сообщениях.
  • Ответы на вопросы в мессенджерах и социальных сетях руководителя.
  • Подготовка поздравлений и подарков от лица руководителя.

• Подготовка документов:

  • Подготовка документов, презентаций и отчетов на основе указаний руководителя.
  • Оформление документов в соответствии с корпоративными стандартами.

• Координация и взаимодействие:

  • Обеспечение эффективного взаимодействия руководителя с партнерами, клиентами и внутренними сотрудниками.
  • Организация и поддержка конференц-звонков, видеовстреч и важных событий.

• Аналитика и мониторинг:

  • Мониторинг текущих проектов и задач в Битрикс 24, подготовка сводных отчетов и аналитики.
  • Систематизация данных и информации для поддержки принятия решений.

• Организация мероприятий:

  • Подготовка и координация организационных мероприятий, включая встречи, семинары и конференции.
  • Обеспечение необходимой логистики и ресурсов для успешного проведения мероприятий.

• Работа в Битрикс 24:

  • Постановка задач и контроль их выполнения.
  • Контроль просроченных задач и помощь в их выполнении.
  • Организация эффективного взаимодействия внутри проектных групп.
  • Предоставление ежедневных отчетов по просроченным задачам и требующим внимания.

• Финансовый анализ, отчеты и показатели:

  • Подготовка отчетов от финансового директора для анализа и обсуждения на совещаниях.
  • Предоставление остатков и контроль подотчетных средств.
  • Подготовка и сбор данных еженедельных/ежемесячных отчетов по регламенту.

• Личные поручения и задачи по семье:

  • Организация тренировок, посещений врачей, решение вопросов образования и развития.
  • Поддержка и участие в решении семейных вопросов и личных задач.

Требования к квалификации:

• Образование: Высшее образование (желательно в области управления, экономики или смежных областей).
• Опыт работы: Опыт работы в аналогичной должности от 3 лет.
• Языковые навыки: Отличное владение русским и немецким языками (уровень не ниже B1).
• Организационные навыки: Способность работать с большим объемом информации и эффективно её структурировать.
• Навыки планирования: Умение планировать и координировать мероприятия.
• Внимательность к деталям: Ответственность, внимательность к деталям, умение управлять многозадачностью.
• Технические навыки: Опыт работы с офисными программами (Microsoft Office, Google Workspace и др.).
• Знание программы Битрикс 24.

Условия работы:

• Режим работы: Удаленная работа
• Рабочее время: С 9:00 до 18:00 по Московскому времени, с требованием наличия ноутбука и доступа в интернет.
• Командировки: Возможные выезды для решения задач в Санкт-Петербурге и Москве (расходы на командировки оплачиваются отдельно).
• Заработная плата:
  • Первый месяц: 80 000 рублей.
  • Второй месяц: 90 000 рублей.
  • Все последующие месяцы: 110 000 рублей.
• Оформление: Оформление как самозанятого.

Возможности и условия:

• Профессиональный рост: Возможности профессионального роста и развития внутри компании.
• Рабочая среда: Дружелюбный коллектив и комфортные условия работы.

Ключевые навыки:

• Организация встреч: Умение эффективно организовывать и координировать встречи.
• Планирование рабочего дня: Способность планировать и оптимизировать рабочий день руководителя.
• Исполнение поручений: Высокая ответственность и исполнительность при выполнении поручений руководителя.
• Организация деловых поездок: Умение организовывать деловые поездки и командировки.
• Знание немецкого языка будет вашим преимуществом