Старший помощник генерального директора

Задачи:

1. Организация встреч
   • Ведение календаря руководителя в Outlook (постановка, перенос встреч, сбор повесток дня и материалов к встрече)
   • Ведение протоколов встреч, фиксация поручения в системе контроля поручений (Jira, Kaiten)
   • Организация встреч с внешними участниками (взаимодействие с ассистентами партнеров)
   • Подготовка обзора на день / неделю / месяц для генерального директора
   • Стратегический взгляд на календарь – умение расставлять приоритеты
2. Работа с напоминаниями
   • Ведение системы напоминаний
   • Подготовка ежедневного обзора напоминаний / задач для руководителя
3. Обеспечение жизнедеятельности руководителя
   • «Владение» кабинетом и переговорной комнатой (канцелярия, вода и прочее)
   • Чай / кофе / заказ еды
   • Личные поручения (до 30% задач)
4. Работа с контактами
   • Сбор и ведение базы контактов (номера, адреса, ассистенты, дни рождения и знаковые даты)
   • Управление подарками (сбор потребности, обеспечение доставки, предложения по подаркам, отчетность)
5. Работа с поручениями
   • Ведение реестра поручений (Jira, Kaiten)
   • Мониторинг исполнения поручений и предоставление статуса
6. Прочие задачи
   • Взаимодействие с руководящим составом, коммуникация и информационная поддержка
   • Подготовка документов к подписанию (умение уловить суть и коротко рассказать руководителю)
   • Ведение учета расходов (личных и корпоративных)
7. Travel-поддержка (минимальное количество)
8. Ad hoc задачи

Требования:

• Релевантный опыт работы
• Гибкость и большое желание развиваться и погружаться в различные аспекты бизнеса
• Умение погружаться в детали
• Умение систематизировать процессы
• Продвинутое владение Outlook
• Владение Power Point (можешь подготовить слайды по запросу в корпоративном шаблоне)
• Владение Excel (можешь работать со сводными таблицами)
• Владение Jira, Confluence, Kaiten, Asana или другими подобными сервисами
• Умение выстраивать работу в команде (позиция предполагает 1 человека в подчинении)
• Организованность, внимательность, умение слушать

Что мы предлагаем:

• Оформление согласно ТК РФ
• Комфортный офис (м. Павелецкая)
• График работы: 5/2 (9-18)
• ДМС
• Корпоративный ноутбук
• Годовой бонус
• Интересные задачи и быстроразвивающейся компании Федерального уровня
• Реальная возможность карьерного роста - штат компании за последний год увеличился в два раза, в первую очередь мы рассматриваем кандидатов на повышение из внутреннего кадрового резерва
• Корпоративная скидка для сотрудников на покупки через BestBenefits — сервису скидок и привилегий для приобретения различных товаров и услуг
• Кофе/чай/фрукты в офисе
• Корпоративное обучение, тренинги и мероприятия
• У нас ты сможешь найти друзей по интересам — в компании есть спортивные команды, обучающий портал, онлайн библиотека и множество других интересных инициатив корпоративной культуры