Администратор проектов

Компания занимается ремонтами элитной недвижимости. 10 лет на рынке. Набирает обороты и расширяет команду.

Продвигаем сотрудников, которые честно и много трудятся, работают на результат.

Сотрудник подчиняется напрямую Директору

Рабочий день с 10 до 19 часов

Основные задачи:

1. Работа в Битрикс24:

- Совещания. Организация совещаний в Б24, протоколирование задач, распределение по ответственным.

- Задачи. Заведение задач в Б24, контроль исполнения сроков, напоминания ответственным исполнителям.

- Проекты. Создание новых проектов, добавление участников, привязка задач к проектам, привязка Диска к проекту.

- Диск. Создание структуры папок в новом проекте, контроль своевременного наполнения папок документами.

2. Документация:

- Оформление документов по шаблону (Договоры, Сметы, Акты, Графики, Коммерческие предложения и т.д.).

- Контроль подписания документов с заказчиками, размещения сканов в Б24, возврата документов в офис. Подчиняется напрямую СОО

3. Сметы и Акты:

- Сбор информации с руководителей отделов.

- Сведение в общую Смету или Акт.

4. Бюджеты и Графики работ:

- Составление по шаблону.

- Ежемесячная актуализация.

5. Финансовые отчеты и запросы финансов:

- Еженедельная актуализация финансовых отчетов по всем проектам на основе информации от других отделов.

- Направление фин. отчетов заказчикам.

- Контроль своевременного сбора чеков об оплатах.

- Формирование ежемесячных запросов финансирования.

6. Прочие задачи:

- Ведение непрерывного контроля по всем проектам, своевременное информирование о рисках срыва сроков и фактах невыполнения задач ответственными.

- Организация внеплановых совещаний, фиксация задач, оформление в протокол.

- Ведение и актуализация «базы знаний».

- Направление еженедельных видео с результатами работ на объектов.

- Выполнение административных поручений руководителя.