Офис-менеджер

Обязанности:

• регистрация входящих исходящих документов, отправка по назначению
• осуществляет и контролирует документооборот между офисом и подразделениями.
• ведет делопроизводство,
• участвует в совещаниях, ведет протоколы встреч
• своевременно пополняет необходимые офису запасы канцелярских принадлежностей и расходных материалов, чай, кофе и т.д
• организует приемку и учет канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса
• обеспечивает рассылку, ознакомление, учет и хранение приказов и распоряжений.
• разрабатывает и ведет бюджет расходов на офисные нужды.
• выполняет отдельные поручения руководства.
• организует:
  • встречу, прием, регистрацию и необходимое обслуживание визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров;
  • прием визитных карточек, анализ их содержания, их хранение;
  • материально-техническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий.
  • заказ авиа - и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц
  • осуществляет инвентаризацию хозяйства офиса.
  • выполняет отдельные поручения, задания директора Компании, и начальников структурных подразделений связанные с деятельностью Компании.

Требования:

• должен (на) знать
  • организацию делопроизводства, схемы документооборота;
  • порядок прохождения и порядок контроля за прохождением служебных документов;
  • государственные стандарты по оформлению управленческих, организационно-распорядительных документов;
  • принципы организации снабжения офиса;
  • иностранный язык (приветствуется);
  • правила эксплуатации организационной и вычислительной техники;
  • деловой этикет, правила делового общения, служебную субординацию,
  • правила ведения телефонных переговоров;
• должен (на) уметь
  • составлять деловые письма, проекты приказов, распорядительных документов
  • вести протоколы, вести кадровый учет рабочего времени;
  • редактировать тексты, выполнять корректорскую правку;
  • вести деловые переговоры;
  • пользоваться средствами связи, возможностями интернета,
  • организационной, множительной техникой;
  • работать на компьютере в среде WINDOWS, WORD, EXCEL,

Условия:

• график работы: пн-пт, суб-воск. выходные дни,
• государственные праздники согласно законодательства
• трудовой отпуск: 24 календарных дня
• режим работы: с 9:00-18:00, 13:00-14:00- обеденный перерыв