Секретарь руководителя

- перенаправление телефонных звонков руководству и сотрудникам организации;

- получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону.

- встреча посетителей, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками;

- ведение журнала записи посетителей, содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей;

- прием и передача документов посетителей руководству и сотрудникам организации.

Документационное обеспечение деятельности организации:

- прием и первичная обработка входящих документов, предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и не регистрируемые;

- подготовка входящих документов для рассмотрения руководителем, регистрация входящих документов;

- организация доставки документов исполнителям, ведение информационно-справочной работы;

- обработка и отправка исходящих документов;

- организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства;

- контроль исполнения документов в организации;

Оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени:

Организация телефонных переговоров руководителя:

- соединение руководителя с конкретными абонентами;

- перенаправление отдельных телефонных звонков заместителям руководителя, другим сотрудникам учреждения;

- получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону;

- установление контакта с собеседником, поддержание и развитие деловой беседы в процессе телефонных переговоров.

- координация деятельности по исполнению решений руководителя, ведение срокового текущего и предупредительного контроля;

- проверка исполнения поручений руководителя в установленный срок;

- предупреждение сотрудников об истечении срока исполнения поручений руководителя;

- составление отчетов и аналитических справок о выполнении поручений и решений руководителя.

Организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя:

- обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями;

- организация оформления интерьера приемной руководителя;

- организация оборудования приемной системами хранения, необходимыми приспособлениями, обеспечения канцелярскими товарами.

Организация работы с документами в приемной руководителя:

Организация информационного взаимодействия руководителя с подразделениями и должностными лицами организации:

- информирование работников организации о решениях руководителя;

- организация обмена информацией между подразделениями и должностными лицами организации;

- оповещение работников о предстоящих мероприятиях, организация встреч трудового коллектива с руководством;

- информирование руководителя об обращениях сотрудников по рабочим и личным вопросам.

Формирование информационного взаимодействия руководителя с организациями:

- обработка и интерпретация информации для подготовки проектов решений;

- подготовка запросов по поручению руководителя на получение документов и информации в органах государственной власти и управления, общественных организациях и получение соответствующей информации и документов;

- информирование руководителя о результатах рассмотрения запросов и обращений;

- организация решения вопросов, не требующих непосредственного участия руководителя;

- информирование деловых партнеров и заинтересованных организаций о решениях руководителя в ходе выполнения соглашений.

Требования:

• Высшее образование, знание кадрового делопроизводства приветствуется.

Резюме отправлять на электронный адрес. Возможно проживание в нашем общежитии.