Офис-менеджер / секретарь

Обязанности:

• 1. Функции секретаря-делопроизводителя
• Делопроизводство (написание служебных записок, писем, ведение протоколов совещаний при необходимости).
• Регистрация входящей/исходящей корреспонденции, договоров, внутренних документов.
• Контроль исполнения документов, распоряжений, направление их сотрудникам.
• Проверка правильности оформления документов.
• Направление и контроль получения направленной документации.
• Поиск и подборка документов по запросу.
• Аналитическая и информационная поддержка руководителя (поиск необходимой информации, деловая переписка).
• Взаимодействие с курьерами.
• Прием и обработка телефонных звонков
• Прием посетителей.
• Иные поручения руководства
• 2. Частичное ведение кадрового делопроизводства
• Ведение учета рабочего времени работников (сдача табеля учета рабочего времени в установленные сроки в бухгалтерию).
• Контроль за предоставлением ежемесячной отчетности о выполненной работе дистанционными сотрудниками.
• 3. Пожарная безопасность, охрана труда.
• Организация взаимодействия с подрядчиками по пожарной безопасности и охране труда, ведущими соответствующий учет. Контроль подрядчиков.
• 4. Функции офис-менеджера.
• контроль линейных сотрудников (водитель, уборщица, сторож)
• заказ канцелярских и других, необходимых для жизнедеятельности офиса товаров.
• организация внутренних мероприятий в офисе, участие в подготовке выставок и презентаций.
• взаимодействие с постоянными подрядчиками.
• учет продаж книг и распределение их по магазинам.

Требования:

• Высшее образование.
• Опыт работы в аналогичной должности от 2-х лет.
• Грамотная устная и письменная речь.
• Знание делопроизводства, навыки ведения деловой переписки.
• Уверенный пользователь MS Office (Word, Excel), офисной техники.

• обговариваются на собеседовании