Специалист сектора организационного обеспечения

организация обработки, приема, регистрации, учета, хранения, доставки
и рассылки корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи, ведения справочной работы по ней;

отправка почтовой корреспонденции, ведение реестров;

контроль за поступлением, прохождением сроками исполнения документов, своевременным и правильным списанием в дела исполненных документов, анализ состояния исполнения документов и информирование заведующего сектором о результатах работы;

организация работы с документами для служебного пользования (ДСП)
на основе соответствующих инструкций;

проверка правильности и рассылки электронных документов, подписанных в электронном офисе, мониторинг доставки документов, направленных
по системе МЭДО;

ознакомление работников с локальными нормативными актами;

консультирование работников по вопросам документационного обеспечения, закрепленным в локальных нормативных актах;

составление сводной номенклатуры дел сектора;

осуществление контроля соблюдения установленных правовыми актами правил оформления документов и локальных нормативных актов;

разработка унифицированных форм документов, используемых в документационном обеспечении;

организация передачи документов между уровнями управления, руководством и исполнителями;

осуществление контроля ведения делопроизводства в соответствии с установленным порядком, своевременное принятие мер по предупреждению нарушений;

организация работы по выявлению нарушений в подготовке и обработке документов, определение мер по их устранению;

осуществление контроля функционирования системы электронного документооборота и ее своевременной актуализации;

осуществление контроля формирования дел и организации оперативного хранения дел (документов);

осуществление в пределах своей компетенции иных функций.

среднее профессиональное/высшее образование без предъявления требований к стажу работы.

Специалист должен знать:

инструкцию по делопроизводству в Администрации Президента Российской Федерации;

основные положения Единой государственной системы делопроизводства;

стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

порядок прохождения служебных документов;

стенографию в объёме, достаточном для записи под диктовку, машинопись, правила орфографии и пунктуации;

порядок расположения материала при печатании различных документов, правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

нормы этики и делового общения;

основы организации труда;

основы трудового законодательства Российской Федерации;

Правила внутреннего трудового распорядка Учреждения;

правила и нормы охраны труда, производственной санитарии, техники безопасности и противопожарной защиты.

Специалист должен уметь:

оформлять документы в соответствии с требованиями делопроизводства и иных правовых актов;

работать на персональном компьютере, пользоваться офисной оргтехникой и средствами связи, установленными на рабочем месте.