Координатор мероприятия (Project Assistant)

Мы ищем координатора, который станет надежной опорой команды в реализации автомобильных проектов: от динамичных тест-драйвов до статичных презентаций и выставок.

Формат работы - гибридный: удаленное управление задачами + выезды на площадки в Москве для личного контроля процессов.

Ваша миссия быть правой рукой организатора и помогать воплощать мероприятия безупречно: чтобы нужные люди, в нужном месте и в нужное время работали четко по таймингу и без сбоев.

• Управление проектом и взаимодействие с заказчиком:

  • Участие в полном цикле мероприятий от брифинга до итоговой сдачи проекта, помощь на всех этапах.

  • Помощь в коммуникации с заказчиком, согласование тайминга и деталей программы, контроль выполнения договоренностей.

• Организационное обеспечение и координация:

  • Коммуникация с подрядчиками, помощь в поиске и координации работы площадок, ведущих, артистов, технических специалистов, хостес.

  • Работа с креативной группой: помощь в постановке задач дизайнерам, фотографам, видеографам; контроль сроков и приемка контента.

  • Предварительный осмотр площадок, выезд на объекты до мероприятия для проверки готовности.

• Финансовое и документационное сопровождение:

  • Помощь в бюджетировании, сбор информации для составления смет, контроль чеков и первичных расходов.

  • Подготовка отчетной документации, сбор фотоотчетов, актов, счетов; помощь в оформлении закрывающих документов.

Специфика работы над разными типами проектов:

• По тест-драйвам (динамические форматы):

  • Участие в коммуникации с заказчиком: согласование тайминга и деталей программы.

  • Работа с техническим оператором: контроль маршрутов, обслуживания автомобилей, перегонов.

  • Предварительная подготовка локаций (рестораны, кейтеринг) и контроль их готовности в день мероприятия.

  • Контроль соблюдения тайминга.

  • Контроль производства мерча, полиграфии и элементов оформления (при необходимости).

• По презентациям (статические форматы):

  • Участие во взаимодействии с заказчиком: согласование форматов, креативных блоков, сценария.

  • Коммуникация с подрядчиками: помощь в поиске, найме и контроль работы площадок, ведущих, артистов, хостес.

  • Работа с техническими операторами по части автомобилей.

  • Контроль реализации на площадке.

  • Подготовка отчетной документации (фотоотчеты).

Требования

• Ответственный подход к работе — это самое главное. Мы ищем человека, на которого можно положиться.

• Находчивость, креативность, умение быстро решать нестандартные задачи.

• Готовность к выездам на мероприятия в Москве (работа удаленная, но требуется личное присутствие на площадках для рекогносцировки и в дни проведения).

• Желание учиться и развиваться в ивент-индустрии.

• Исполнительность и внимательность к деталям.

• Будет большим плюсом:

  • Опыт работы в организации BTL-акций, ивентов или аналогичных проектов.

  • Опыт организации именно автомобильных мероприятий (тест-драйвы, автопрезентации, выставки, выездные презентации).

  • Знание рынка подрядчиков (площадки, ведущие, технический персонал) в Москве.

Условия

• Удаленный формат работы с гибким графиком — вы сами планируете свой день, но с учетом дат мероприятий.

• Прозрачная система оплаты: фиксированный оклад + процент от реализованных проектов. Ваш доход напрямую зависит от вашей активности и успешности проведенных мероприятий.

• Работа с крупным заказчиком и интересными автомобильными проектами (тест-драйвы, презентации, выставки).

• Возможность профессионального роста и расширения портфолио.