Менеджер по работе с клиентами / офис-менеджер

Мы — техническая компания, занимаемся IT-обслуживанием, а также внедрением и обслуживанием инженерных систем телеметрии.

Ищем внимательного и организованного сотрудника, который будет помогать поддерживать рабочие процессы компании: работать с документами, взаимодействовать с клиентами и поставщиками, а также координировать текущие задачи.

Работа спокойная и системная, без холодных продаж.

Мы ищем сотрудника на долгосрочную работу, со своей стороны обеспечим введение в рабочие процессы и обучение нашим внутренним системам.

Чем предстоит заниматься

Документооборот

• Формирование ежемесячных счетов и актов в 1С.
• Отправка документов клиентам через системы ЭДО.
• Контроль оплаты выставленных счетов.

Подготовка коммерческих предложений

• Расчет стоимости проектов и поставок на основе данных технических специалистов.
• Подготовка и оформление коммерческих предложений.
• Согласование и внесение правок по запросу клиента или руководства.

Договорная работа

• Подготовка договоров на основе типовых шаблонов.
• Формирование сопутствующих документов (спецификаций, актов, счетов).
• Отправка пакета документов контрагентам.
• Контроль подписания документов.

Работа с поставщиками

• Поиск поставщиков оборудования.
• Сравнение цен, сроков поставки и условий.
• Формирование и отправка заказов поставщикам.
• Контроль отгрузки и отслеживание статуса заказов.

Работа с клиентами

• Прием входящих обращений клиентов (звонки, почта, чаты).
• Консультирование по вопросам услуг и документооборота.
• Передача технических вопросов профильным специалистам.

Работа с заявками

• Регистрация заявок клиентов в тикет-системе.
• Передача задач специалистам.
• Контроль сроков выполнения.
• Актуализация информации по текущим заявкам.

Мониторинг систем

• Ежедневная проверка статуса систем мониторинга.
• Отслеживание аварийных и предупредительных сигналов.

Административная поддержка

• Организация курьерских доставок.
• Заказ воды, канцелярии и хозяйственных товаров для офиса.
• Подготовка и отправка деловой переписки.
• Выполнение текущих поручений руководителя.

Как проходит обычный рабочий день

В течение дня вы:

• работаете с документами и 1С
• отвечаете на сообщения и звонки клиентов
• осуществляете поиск и закупку товаров/услуг
• оформляете счета, акты или договоры
• координируете задачи между клиентами и техническими специалистами
• контролируете выполнение заявок

Работа проходит в спокойном рабочем темпе, без планов продаж.

Наши ожидания

• Опыт административной или офисной работы.
• Внимательность к документам и деталям.
• Умение работать с несколькими задачами одновременно.
• Грамотная устная и письменная речь.
• Уверенный пользователь офисных программ.

Будет плюсом

• Опыт работы в 1С
• Опыт работы с ЭДО
• Опыт работы в технических компаниях