Секретарь / Офис-менеджер

Нашему партнёру, Крупной международной консалтинговой компании, в связи с развитием офиса в Дубае, требуется:

Секретарь / Офис-менеджер

Чем придётся заниматься:

Административная поддержка:

• Встреча посетителей, прием и перераспределение звонков;
• Прием, регистрация и отправка корреспонденции (в т.ч. в MoFA, Дубай);
• Организация курьерских доставок;
• Распечатка, сканирование документов;
• Ведение данных в Bitrix (контакты, коммерческие предложения);
• Travel-поддержка, сбор командировочных документов.

Организация работы офиса:

• Бронирование переговорных комнат, организация Zoom-встреч;
• Уведомление ассистентов, клининга, IT о встречах;
• Подготовка переговорных (вода, кофе, снеки);
• Мониторинг посещаемости, ведение таблиц и еженедельная отчетность;
• Утренняя рассылка расписания офиса;
• Подготовка рабочего места новых сотрудников;
• Координация порядка в офисе в течение дня.

Контроль порядка и хозяйственное обеспечение:

• Ежедневная проверка чистоты офиса (кухня, кабинеты, санузлы, рабочие зоны);
• Контроль работы кофемашин, наличия расходных материалов;
• Заказ продуктов (фрукты, вода, хлеб и др.), контроль доставки обедов ко времени, контроль меню;
• Заказ канцелярии, хоз.товаров, мебели, оборудования, лекарств;
• Организация ремонтных работ и взаимодействие с подрядчиками;
• Ведение реестра подрядчиков и контроль сроков договоров.

Корпоративная поддержка:

• Организация корпоративных ужинов, иных мероприятий;
• Поздравления сотрудников (дни рождения, новогодняя кампания и др.);
• Заказ цветов и подарков.

Что мы хотим в Вас видеть:

• Знание английского языка на уровне не ниже C2 устно и письменно;
• Высшее образование;
• Опыт работы Секретарём или Офис-менеджером от 3-х лет в международной компании с мультиязычной средой;
• Организаторские способности и умение работать на результат;
• Внимательность к деталям;
• Исполнительность и самостоятельность в работе;
• Высокие коммуникативные качества и доброжелательность;
• Уверенный пользователь ПК.

Условия:

• Официальное трудоустройство в юридическое лицо в Дубай, визовая поддержка;

• Конкурентный уровень заработной платы, обсуждаемый для успешных кандидатов;

• Комфортный офис на Business Bay;

• График работы: 5/2 с 9:00 до 19:00 (1 час перерыв на обед);

• ДМС со стоматологией с первого рабочего дня;

• Профессиональная команда, интересная работа с профессионалами из Cleary Gottlieb, Clifford Chance, White&Case и т.д.