Офис-менеджер / Координатор проектов

Мы, действующая IT-компания, 1С Франчайзи, открываем двери и проводим набор сотрудников в команду внедрения. Занимаемся проектами внедрения и последующего сопровождения клиентов на 1С:ERP.

В настоящий момент проходит период активного расширения проектов, в связи, с чем нам нужен талантливый сотрудник с инициативной проактивной позицией в работе, который болеет этой сферой также, как и мы, умеет работать в команде, приносит пользу и уважает своих коллег по цеху. В настоящее время в компании открыта вакансия "Координатор проектов".

Условия:

• Возможность работы в аккредитованной ИТ-компании;
• Классная атмосфера в команде, сильные и отзывчивые ребята;
• Работа в офисе, в котором есть всё для того чтоб уважать себя и свою компанию;
• Обучение и дальнейшее развитие профессиональных знаний и компетенций 1С за счет компании;
• Участие в 1С:ERP проектах;
• Большой объем разнообразных учетных задач;

Обязанности:

1. Управление проектами внедрения 1С (координация полного цикла)

• Обеспечение коммуникации между Заказчиком и командой проекта (аналитики, разработчики) на всех этапах: от сбора требований до приемки результатов.

• Координация полного цикла проекта внедрения 1С, контроль соблюдения этапов и дедлайнов (план-графика работ).

• Первичный анализ требований заказчика, содействие команде аналитиков в задачах сопровождения.

• Урегулирование конфликтных ситуаций, согласование изменений (перенос сроков, корректировка ТЗ) с заказчиком.

• Ведение официальной переписки с Заказчиками по проектам.

2. Документооборот и отчетность

• Ведение проектной и технической документации (регламенты этапов, внутренние инструкции, закрывающие документы).

• Формирование и контроль реестра доработок.

• Протоколирование внутренних и внешних рабочих мероприятий (встреч, совещаний).

• Систематизация и контроль учета проектной документации.

• Подготовка отчетов, презентаций и иных материалов для руководства и деятельности компании.

3. Работа с данными и информационными системами

• Внесение больших массивов данных в 1С в соответствии с требованиями руководителей проектов (ручной ввод).

• Внесение и систематизация больших объемов информации во внутренней информационной системе (учет документов, задач).

• Владение функцией ВПР (VLOOKUP) в MS Excel для обработки данных.

• Контроль поставленных задач во внутренней информационной системе.

4. Взаимодействие с Заказчиками (поддержка и сервис)

• Прием обращений и заявок от представителей Заказчика.

• Получение обратной связи от Заказчика по окончании работ и в процессе.

• Информирование клиентов о ходе работ по заявкам и состоянии дебиторской задолженности.

• Ответы на входящие звонки от потенциальных Заказчиков, проведение первичного интервью по скрипту.

5. Административно-хозяйственная деятельность (АХО) и контроль

• Осуществление контроля своевременности выполнения задач сотрудниками, предоставление отчетов руководителю о результатах деятельности с учетом KPI.

• Координация работы с представителями Заказчика (внешняя коммуникация) и внешними подрядчиками (клининг).

• Осуществление закупок ТМЦ (товарно-материальных ценностей) для нужд офиса.

• Контроль качества работы внешних подрядчиков (например, клининговой службы).

Требования:

• Опыт работы в координации проектов, административной поддержке или в качестве ассистента руководителя (желательно в IT или консалтинге).

• Высокая грамотность и отличные навыки деловой переписки.

• Уверенное владение пакетом MS Office (особенно Excel: ВПР, сводные таблицы) и понимание принципов работы с 1С.

• Способность структурировать большие объемы информации, вести несколько проектов одновременно.

• Развитые коммуникативные навыки: умение договариваться, сглаживать конфликты и выстраивать диалог с Заказчиком.

• Внимательность к деталям, ответственность, ориентация на сроки.

• Опыт ведения проектной документации будет вашим преимуществом.
• Ответственность и дисциплинированность, ориентироваться на достижение результата, а не на процесс;
• Умение работать в режиме многозадачности;
• Умение планировать свою деятельность и расставлять приоритеты.