Секретарь приемной генерального директора

Москва, Малая Калужская улица, 15

Метро: Октябрьская

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Организационное обеспечение приемной генерального директора:
- качественное и своевременное выполнение поручений руководителя; подготовка и организация совещаний руководителя (постановка встречи в календарь, сбор участников и материалов);
- контроль за графиком встреч, оперативное реагирование на изменение в расписании;
- организация командировок генерального директора, оформление закрывающих документов;
- ответы на телефонные звонки, консультация внешних контрагентов по телефону, распределение потока поступающих запросов по телефону на ответственных сотрудников Общества;
- организация приема гостей и посетителей приемной руководителя и т.д.
Обеспечение документооборота Общества:
- работа с входящей и исходящей корреспонденцией (регистрация, учет, хранение, оформление писем и т.д.);
- ведение реестра зарегистрированных писем/служебных записок/приказов/протоколов, журнала ДСП и КТ форм;
- работа в системе электронного документооборота (оформление карточки документа, регистрация в системе, направление ответственным лицам);
- оперативное отслеживание корпоративной почты Общества, своевременное направление писем/запросов адресатам и контроль за их исполнением;
- организация приема внешних писем на бумажном носителе;
- подготовка и передача документов на архивное хранение/уничтожение.

Требования:

Высшее образование.
Опыт работы помощником руководителя/секретарем в крупной нефтегазовой или банковской компании от 2-х лет.
Знание электронного документооборота.
Навыки работы с программами: MS Outlook, MS Word, MS Excel, MS PowerPoint, Adobe Acrobat, желательно КСЭД, SAP.
Опыт работы по контролю за исполнением поручений.
Коммуникабельность, ответственность, высокая скорость мышления, многозадачность, умение держать в голове несколько задач и их оперативно исполнять, умение работать с большими объемами информации, грамотная речь, гибкость ума, ответственность, готовность к монотонной работе.
Желательно знание английского языка на уровне не ниже intermediate.
Навыки работы с документами служебного пользования.
Дополнительно приветствуются профессиональные курсы секретарей.