Офис‑менеджер / Ведущий специалист административного отдела
Офис‑менеджер / Ведущий специалист административного отдела
Москва, 1-й Волоколамский проезд, 10с1
Метро: Октябрьское полеОписание вакансии
Любите порядок, людей и чтобы офис “работал как часы”?
Мы в поиске проактивного ведущего специалиста, который умеет держать процессы и делает это с улыбкой :)
Мы предлагаем:
- График 5/2 без разъездов, 9:00-18:00
- Офисная стабильность: документы, процессы, порядок — без “продаж” и холодных звонков
- Широкий функционал (не “принеси‑подай”), но с понятной зоной ответственности
- Работа напрямую с Административным директором + взаимодействие с HR, IT, юристами, бухгалтерией
- Доход 80 000 ₽ + 10 000 ₽ на руки фикс (итого 90 000 ₽ net)
- Выплаты стабильно, оформление по ТК РФ, бессрочный договор
- Корпоративный ДМС и Фитнес
- Массажное кресло и прекрасная атмосфера в офисе
Функционал:
Административное управление и документооборот
- Регистрация входящей корреспонденции
- Подготовка внутренних документов: приказы, распоряжения, протоколы
- Деловая переписка (почта/письма), ответы на запросы
- Телефония: приём/учёт звонков, маршрутизация обращений
- Организация встреч: переговорные, приглашения, материалы, протоколирование при необходимости
- Пропуска, встреча и сопровождение гостей
- Координация взаимодействия между отделами
Жизнеобеспечение офиса
- Канцтовары/расходники/хоз. нужды: заказ, контроль остатков, работа с поставщиками
- Контроль клининга и порядка в офисе
- Организация питания: кофе/чай/кейтеринг
Корпоративные коммуникации и культура
- Информирование сотрудников о новостях/регламентах
- Помощь в организации корпоративных мероприятий
- Поздравления и внутренние “приятные мелочи”, которые держат атмосферу
Поддержка руководителя
- Планирование встреч, напоминания о дедлайнах
- Командировки: билеты, гостиницы, документы
- Подготовка презентаций/отчётов по запросу
- Организационные поручения (такси/подарки/сервисы)
Цифровые задачи и сервисы
- Администрирование корпоративных сервисов (мессенджеры/CRM/СЭД — на базовом уровне)
- Настройка видеосвязи (Zoom/Teams/МТС Линк и аналоги)
- Координация с IT по технике и ПО
Аналитика (простая и полезная)
- Анализ затрат на офисные нужды и “где можно оптимизировать”
- Оценка эффективности договоров поставщиков
- Контроль лимитов по статьям расходов
Нам важен человек, который
- Проактивный: не ждёт задач “сверху”, а предлагает решения и улучшения (сервис, порядок, экономия времени/денег)
- С позитивным взглядом на жизнь: умеет сохранять спокойствие и доброжелательность в рабочем темпе
- Любит улыбаться и общаться: для нас офис — это “точка сервиса”, где важно тёплое, профессиональное взаимодействие с людьми
Идеально, если вы
- Легко выстраиваете контакт с разными отделами
- Умеете “разруливать” мелкие вопросы без лишней драматизации
- Создаёте ощущение порядка и комфорта вокруг себя каждый день
- У вас имеется релевантный опыт от 2 лет в роли офис‑менеджера/администратора/ассистента/секретаря
- Знаете делопроизводство и документооборот
- Уверенно владеете: Word, Excel, PowerPoint, Google Workspace, мессенджеры
