Chief accountant \ Бухгалтер

CHIEF ACCOUNTANT RESPONSIBILITIES AND DOCUMENT STORAGE

Employee: Chief Accountant / Accountant
Company: New Galaxy

⸻

1. Timely Submission of Reports
• The Chief Accountant is responsible for the timely submission of all accounting and tax reports to government authorities, including but not limited to:
* Federal Tax Authority (VAT Returns, Corporate Tax Returns)
* Ministry of Economy and licensing authorities (annual reports, trade licenses)
* Banks and financial institutions (bank statements, transaction confirmations)
* Auditors (annual and interim financial statements)
• All deadlines must be strictly observed. Any delay or failure must be immediately reported to company management.
• Failure to meet deadlines may result in disciplinary action, including warnings, fines, or termination of employment.

⸻

2. Storage of Documents in the Office
• All accounting and legal documents must be stored in organized, secure office locations with restricted access for authorized personnel only.
• Documents must be categorized and include invoices, contracts, tax returns, payroll records, bank documents, and financial statements.
• Documents must be accessible for internal control, audits, and government inspections.

⸻

3. Storage of Documents in Safe / Secure Storage
• Critical accounting and legal documents must be stored in a safe or secure electronic storage with restricted access.
• Documents include original contracts, tax returns, licenses, bank guarantees, audit reports, and other critical files.
• The Chief Accountant must maintain a log of document storage and record who accessed documents and when.

⸻

4. Access Control
• Access to accounting and legal documents is granted only to authorized personnel approved by company management.
• Any unauthorized access or sharing of documents with third parties without management approval is considered a violation of work discipline.

⸻

5. Document Retention Periods
• Accounting and tax documents must be retained for at least:
* 5 years for VAT and payroll documents
* 7 years for corporate tax, financial statements, and audit documents
* Until expiry and beyond for critical legal documents (contracts, licenses, permits)

⸻

6. Liability for Loss or Damage
• The Chief Accountant is fully responsible for any loss, damage, or misplacement of documents, including electronic records.
• Violation of document storage rules may result in disciplinary and financial liability, in accordance with UAE laws and company policies.

ОБЯЗАННОСТИ ГЛАВНОГО БУХГАЛТЕРА И ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Сотрудник: Главный бухгалтер / счетовод-ревизор

1. Своевременная сдача отчетности

• Главный бухгалтер несет ответственность за своевременную сдачу всех бухгалтерских и налоговых отчетов в государственные органы, включая, но не ограничиваясь:

* Федеральное налоговое управление (декларации по НДС, корпоративные налоговые декларации)

* Министерство экономики и лицензирующие органы (годовые отчеты, торговые лицензии)

* Банки и финансовые учреждения (банковские выписки, подтверждения транзакций)

* Аудиторы (годовая и промежуточная финансовая отчетность)

• Все сроки должны строго соблюдаться. О любой задержке или сбое необходимо немедленно сообщать руководству компании.

• Несоблюдение сроков может привести к дисциплинарным взысканиям, включая предупреждения, штрафы или увольнение с работы.

2. Хранение документов в офисе

• Все бухгалтерские и юридические документы должны храниться в организованных, безопасных офисных помещениях с ограниченным доступом только для уполномоченного персонала.

• Документы должны быть классифицированы и включать счета-фактуры, контракты, налоговые декларации, платежные ведомости, банковские документы и финансовые отчеты.

• Документы должны быть доступны для целей внутреннего контроля, аудитов и государственных проверок.

3. Хранение документов в надежном месте

• Важные бухгалтерские и юридические документы должны храниться в надежном или защищенном электронном хранилище с ограниченным доступом. • К документам относятся оригиналы контрактов, налоговые декларации, лицензии, банковские гарантии, аудиторские заключения и другие важные файлы.

• Главный бухгалтер должен вести журнал хранения документов и фиксировать, кто и когда получал доступ к документам.

4. Контроль доступа

• Доступ к бухгалтерским и юридическим документам предоставляется только уполномоченному персоналу, утвержденному руководством компании.

• Любой несанкционированный доступ или передача документов третьим лицам без разрешения руководства считается нарушением трудовой дисциплины.

5. Сроки хранения документов

• Бухгалтерские и налоговые документы должны храниться не менее:

* 5 лет для документов по НДС и начислению заработной платы

* 7 лет для документов по корпоративному налогу, финансовой отчетности и аудиту

* До истечения срока действия важных юридических документов (контрактов, лицензий, разрешений) и далее.

6. Ответственность за утрату или повреждение документов

• Главный бухгалтер несет полную ответственность за любую утрату, повреждение или неправильное размещение документов, включая электронные записи.

• Нарушение правил хранения документов может повлечь за собой дисциплинарную и финансовую ответственность в соответствии с законодательством ОАЭ и политикой компании.