Секретарь-референт

Обязанности:

• Полное ведение документооборота: прием, регистрация, учет и хранение входящей/исходящей документации (в т.ч. проектной, договорной, тендерной).

  Работа с договорами: подготовка проектов договоров, дополнительных соглашений, согласование с юридическим отделом и профильными службами.

  Контроль качества: проверка правильности оформления документов, поступающих на подпись (наличие печатей, подписей, приложений, соответствие реквизитов), а также соблюдение процедуры визирования.

  СЭД и архивация: работа в системе электронного документооборота, формирование номенклатуры дел блока директора, подготовка документов к сдаче в архив.

  Управление временем: планирование рабочего дня генерального директора, организация встреч, совещаний, переговоров (в т.ч. с заказчиками, подрядчиками, проектными институтами).

  Коммуникация: фильтрация и распределение телефонных звонков, обработка официальной электронной почты, взаимодействие с курьерскими службами.

  Обеспечение деятельности: бронирование гостиниц, заказ авиа/жд билетов (в т.ч. для командировок на объекты), оформление пропусков, организация трансфера. Поддержание порядка в приемной и кабинете руководителя.

  Информационная поддержка: сбор и систематизация информации по строительным проектам, аналитических материалов, СМИ к совещаниям.

  Контроль исполнения: регистрация поручений генерального директора, доведение их до руководителей отделов (ПТО, сметный, снабжения, строительный), мониторинг сроков исполнения, контроль исполнения поручений в установленные сроки.

  Подготовка отчетности: составление аналитических справок и отчетов по запросу руководителя (о ходе строительства, поставках, дебиторской задолженности — на основе данных от профильных отделов).

  Исполнительская дисциплина: мониторинг состояния исполнительской дисциплины в курируемых директором подразделениях.

  Подготовка встреч и совещаний: сбор материалов, подготовка презентаций (Power Point), регистрация участников, ведение протоколов, контроль рассылки протокольных решений.

  Корпоративные события: участие в организации корпоративных мероприятий, поздравление партнеров и сотрудников (в т.ч. с профессиональными праздниками - День строителя, юбилеи компаний-партнеров).

Требования:

ОПЫТ РАБОТЫ в СТРОИТЕЛЬНОЙ КОМПАНИИ от 7 лет и более

Высшее образование, желательно гуманитарное, экономическое или техническое — для лучшего понимания специфики.

Понимание документооборота: знание основ договорного права, уверенная работа с договорами, счетами, сметной документацией (на уровне понимания терминов).

Уровень пользователя: продвинутый ПК (Word, Excel — сводные таблицы, Power Point — презентации), знание СЭД, корпоративных мессенджеров.

Проактивность: умение не просто ждать указаний, а предвидеть потребности руководителя и предлагать решения.

Конфиденциальность: понимание важности неразглашения коммерческой и служебной информации.

Официальное трудоустройство.

Зарплата 2 раза в месяц.

Полный день (с 9:00 до 18:00), но с учетом ненормированного рабочего дня и графика руководителя возможны задержки, ранние выходы в случае совещаний.