Специалист по документационному обеспечению управления

Мы - динамично развивающаяся лизинговая компания. Наш бизнес строится на прозрачности сделок и безупречном юридическом сопровождении, поэтому документы для нас - это не просто бумаги, а основа надежности и доверия клиентов.

Сейчас мы открываем вакансию Специалиста по документационному обеспечению управления. Нам нужен человек, который понимает ценность порядка и умеет выстроить системную работу с большим объемом документации.

Ключевое, что мы ценим: Вашу ответственность. Мы ищем не просто исполнителя, а хранителя документооборота, на которого можно положиться в вопросах соблюдения сроков, сохранности и исполнительности.

ОБЯЗАННОСТИ:

1. Ведение документооборота (Общий и входящий/исходящий поток):

• Прием, регистрация и распределение входящей корреспонденции (письма, заявления, счета-фактуры от контрагентов, запросы от госорганов).
• Подготовка и отправка исходящей документации через Почту России и курьерские службы (отслеживание статусов доставки).
• Контроль сроков исполнения входящих поручений и запросов. Ежедневная/еженедельная отчетность перед Операционным директором о статусах исполнения.
• Выполнение отдельных поручений руководителя, связанных с поиском информации, печатью/сканированием срочных документов.

2. Организация работы с организационно-распорядительной документацией:

• Подготовка проектов приказов, распоряжений, писем и типовых договоров по указанию руководства.
• Координация процесса согласования: передача документов на визирование руководителям отделов и в юридический отдел.
• Взаимодействие с юридическим отделом и госорганами: выезды в Арбитражные и районные суды для подачи документов, получения решений, определений и исполнительных листов.

3. Ведение архива и контроль номенклатуры дел:

• Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, правильная группировка исполненных документов (ведение папок «Клиенты», «Договоры», «Первичная документация»).
• Систематизация текущего архива: обеспечение быстрого поиска документов, ведение электронных баз учета.
• Подготовка документов к сдаче в архив (оформление обложек, составление описей, нумерация листов, подшивка) и контроль сохранности архива.
• Выдача архивных копий и подлинников по запросам сотрудников (с отметкой в журнале выдачи).

4. Обеспечение жизнедеятельности офиса (хозяйственное обеспечение):

• Контроль наличия расходных материалов (вода в кулерах, чай, кофе, сахар, посуда для сотрудников и гостей).
• Ведение учета хозтоваров (мыло, бумага, салфетки, мешки для мусора, средства для уборки), своевременный заказ и контроль остатков на складе.
• Взаимодействие с клининговой службой по текущим вопросам.

ТРЕБОВАНИЯ:

• Опыт работы в делопроизводстве или смежных отделах от 3 лет.
• Отличное знание правил делопроизводства, документооброта и основ архивного дела.
• Уверенное владение ПК (MS Office: Word, обязательное владение MS Excel (сводные таблицы) и Google-документы.
• Опыт работы с организационной техникой (МФУ, сканеры, принтеры).
• Опыт работы с системами электронного документооборота будет вашим преимуществом.
• Грамотный устный и письменный русский язык (обязательно), навыки скоростной печати.
• Личные качества: Внимательность, педантичность, усидчивость, структурированность мышления, стрессоустойчивость и способность работать с большим объемом информации.
• Готовность к незначительным выездам (суды, почта, контрагенты).

УСЛОВИЯ:

• Официальное трудоустройство.
• График работы: 5/2, с понедельника по четверг — с 10:00 до 19:00, в пятницу — с 10:00 до 17:00. Суббота и воскресенье — выходные дни.
• Современный офис в центре Москвы (рядом с метро, развитая инфраструктура).
• Молодая и дружная команда, поддерживающая атмосфера без лишнего контроля.
• Лояльное и адекватное руководство, которое ценит порядок и прислушивается к идеям по оптимизации работы.
• Регулярные выезды и мероприятия за счет компании (тимбилдинги, праздники, активный отдых).
• Премии и бонусы по результатам работы (KPI).