Бизнес-ассистент / Документовед/Помощник генерального директора

«Парус» — это 18 лет безупречной репутации в премиум-сегменте фитнес-индустрии. Мы создаём пространство, где ценят качество, внимание к деталям и безупречный сервис. Наши стандарты — как в лучших отелях мира, а атмосфера — как дома.

Мы ищем не просто «помощника» в классическом смысле. Мы ищем человека с современным мышлением, помощника управленческого контура, который возьмёт на себя организацию и контроль, мыслит системно, не боится новых инструментов и разделяет наши ценности.

🔹 Цель роли

Обеспечивать безупречный документооборот, бесперебойную работу офиса и сопровождать деятельность генерального директора в управлении клубом: фиксировать управленческие решения и контролировать исполнение задач, чтобы руководитель мог сосредоточиться на стратегии.

Это не роль «бегунка». Это роль вдумчивого, организованного профессионала, который выстраивает порядок и берёт на себя ответственность за процессы.

🔹 Обязанности

1. Документация и организация офиса

1. Документооборот и делопроизводство (ключевой фокус)

• Подготовка и оформление: разработка проектов приказов, распоряжений, служебных записок, договоров, доверенностей, актов. Проверка правильности оформления реквизитов, соответствия внутренним стандартам. Систематизация архива.

• Систематизация и архивирование: формирование номенклатуры дел, текущее хранение документов, подготовка и сдача дел в архив, обеспечение быстрого поиска любого документа.

• Контроль движения: отслеживание сроков согласования, подписания и возврата документов, напоминания ответственным лицам о приближении дедлайнов.

• Экспедирование: отправка исходящей корреспонденции, контроль получения входящей.

• Ведение протоколов совещаний, фиксация решений, постановка задач.
• Ведение календаря руководителя: встречи, звонки, переговоры, командировки.
• Контроль соблюдения внутренних регламентов.

2. Постановка и контроль задач

• Распределение задач между сотрудниками по итогам совещаний.
• Мониторинг сроков исполнения, напоминания ответственным.
• Ведение реестра проектов и поручений для руководителя.
• Подготовка еженедельных и ежемесячных отчётов по выполнению задач.

3. Взаимодействие с командой и координация

• Координация внутренних коммуникаций, доведение инструкций и уведомлений до сотрудников.
• Помощь коллегам в оформлении документов и прохождении внутренних процедур.
• Первичная фильтрация вопросов, поступающих к генеральному директору, с целью оптимизации его времени.

🔹 Требования

Обязательные:

• Опыт работы в документообороте, делопроизводстве, канцелярии или в роли помощника руководителя с активной работой с документами от 3 лет. Глубокое знание правил оформления документов.

• Высшее образование (экономическое, юридическое, психологическое или управленческое).
• Уверенное владение офисным ПО: Word, Excel, Google Workspace, 1С, CRM-системы.
• Навык грамотной фиксации задач и контроля дедлайнов — вы умеете превращать хаос совещания в чёткий план с ответственными и сроками.
• Высокая ответственность, организованность, безупречное внимание к деталям.
• Развитые коммуникативные навыки, умение взаимодействовать с сотрудниками разных уровней — от линейного персонала до топ-менеджмента.

Ключевые преимущества (факторы успеха в нашей команде):

• Современный взгляд на бизнес и жизнь в целом. Вы не живёте в парадигме «всегда так делали», вам интересны новые подходы, вы гибки и адаптивны.
• Умение работать с ИИ. Вы не боитесь нейросетей, умеете формулировать запросы (промты) в ChatGPT, YandexGPT или аналоги для подготовки текстов, структурирования информации, создания шаблонов и автоматизации рутины. Это не хайп, а реальный инструмент повышения эффективности.
• Опыт работы в сервисной индустрии (фитнес, отельный бизнес, рестораны, премиальный ритейл) или в крупных компаниях с выстроенными бизнес-процессами.
• Навык ведения протоколов совещаний и подготовки управленческой отчётности для первого лица.
• Базовое понимание бизнес-процессов фитнес-клуба (ФОТ, графики работы, 1С, учёт), осознание важности кросс-функционального взаимодействия.

🔹 Мы предлагаем

Заработная плата

Уровень обсуждается индивидуально по итогам собеседования и зависит от квалификации (вилка указана при отклике).

График

Полный день, офис в фитнес-клубе, 5/2.

Корпоративная культура

Работа в стабильной компании премиум-сегмента, где ценят системность, современный подход и долгосрочные отношения. Никакой бюрократии.

Условия

Современный офис, удобная локация, корпоративный фитнес, скидки на обучение и развитие

Перспективы

Возможность профессионального роста, развития в сфере управления и административной поддержки топ-менеджмента. Работа рядом с сильным руководителем — лучшая школа.

🔹 Как откликнуться

Мы ценим ваше время и хотим сразу понять, насколько нам комфортно будет работать вместе.

При отправке резюме, пожалуйста, в сопроводительном письме кратко ответьте на три вопроса:

1. С какими системами документооборота вы работали? Какая из них вам нравится больше всего и почему?
2. Используете ли вы в работе нейросети (ChatGPT, YandexGPT и др.)? Приведите пример, как ИИ помог вам решить рабочую задачу быстрее или качественнее.
3. Опишите одним абзацем самый сложный многозадачный проект, который вы сопровождали в роли помощника руководителя. В чём была сложность и как вы с ней справились?