Помощник (ассистент) руководителя / Координатор проектов (архитектурное бюро)

Обязанности

1. Координация проектов и контроль процессов

• Координирование проектов: контроль сроков и качества проектной/рабочей документации.

• Выполнение текущих поручений руководителя (сбор/подготовка материалов).

• Оптимизация процессов в своей зоне ответственности.

• Выдача заданий архитекторам и конструкторам (по инженерным сетям для разделов АР, КР).

2. Работа сo встречами и коммуникациями

• Участие в ключевых встречах, совещаниях с клиентами/партнерами/командой: ведение протоколов, систематизация информации, контроль выполнения поручений.

• Организация встреч, выступлений, переговоров; фиксация договоренностей.

3. Документооборот и отчетность

• Ведение и контроль документооборота по проектам (электронный/бумажный): акты, реестр входящей/исходящей переписки, пакеты документов.

• Заполнение Excel-таблиц, работа с почтой, Bitrix24, Microsoft Project.

• Составление смет, отчетов, коммерческих предложений (КП), договоров; подготовка и актуализация презентаций.

• Регулярная отчетность и актуализация статусов проектов.

4. Административная и исследовательская поддержка

• Заполнение форм (конкурсы, мероприятия, заявки на лекции), работа с первичными заявками.

• Исследовательские задачи для развития студии (поставщики, выставки).

• Организация подарков клиентам, участие в съемочных процессах.

Требования

Опыт и образование

• Высшее (архитектура, строительство, менеджмент проектов или смежное — плюс).

• 1–3 года в администрировании проектов, офис-менеджменте или ассистентом (архитектурные/строительные бюро, дизайн-студии приветствуются).

Навыки и инструменты+

• Продвинутый Excel, Bitrix24, Microsoft Project.

• Базовые нейросети (ChatGPT/Midjourney для текстов, презентаций).

• Работа с документами: КП, договоры, сметы, PowerPoint.

Личные качества

• Любовь к порядку: фокус на сроках, протоколах, документах.

• Инициативность: оптимизация процессов без микроменеджмента.

• Ответственность: самостоятельное выполнение задач, минимум вопросов.

• Коммуникабельность и дипломатия для премиум-клиентов.

Условия

• Оплата: По результатом собеседования, выплаты 2 раза в месяц.

• График: пн–пт, 10:00–19:00 (8 часов +1 час обед), возможны задержки/выходные по дедлайнам (с компенсацией).

• Формат: очный, офис в Москве.

• Плюсы: экологичное отношение, обучение, перспектива роста.

Отклик: резюме + пример протокола встречи, Excel-таблицы или презентации (Telegram/почта). Ждем аккуратных инициаторов!