Офис-менеджер
Офис-менеджер
Астана, улица Сыганак
Описание вакансии
- взаимодействует с курьерскими службами по вопросам отправки и получения документации;
- организует планирование и бронирование командировок работников Компании, включая бронирование транспорта и проживания;
- организует и обеспечивает подготовку и проведение встреч, совещаний и переговоров, включая бронирование и подготовку переговорных комнат и необходимых материалов;
- осуществляет поддержание стандартов офисного сервиса при приёме посетителей и для руководства (чай, кофе, вода);
- обеспечивает организацию и ведение общего документооборота Компании, включая прием, регистрацию, учет, распределение, хранение и отправку входящей и исходящей документации;
- организует процесс согласования и подписания документов в установленном в Компании порядке;
- осуществляет регистрацию, учет, хранение и архивирование документов Компании, обеспечивает сохранность архивных документов и соблюдение установленных сроков хранения;
- ведет учет, хранение и регистрацию договоров Компании, формирует договорный архив, обеспечивает его актуальность и взаимодействует с юридическим подразделением по вопросам договорного учета;
- взаимодействует с Ассистентом Генерального директора по вопросам организации документооборота, встреч, командировок и административного сопровождения деятельности Генерального директора, при отсутствии замещает его;
- Выполняет иные поручения Администратора офиса и вышестоящего руководства в пределах своей компетенции.
-
знание законодательных и иных нормативных правовых актов Республики Казахстан, включая гражданское, трудовое, административное, корпоративное, налоговое (в части договорных и имущественных отношений), процессуальное законодательство, а также иные нормы, применимые к деятельности Компании – знание основ;
-
Навыки этики делового общения и деловой переписки;
-
знание методов обработки, систематизации, учета и хранения документации и информации с применением современных информационных технологий, средств коммуникации и связи, вычислительной техники;
-
знание Microsoft Office
5) знание основ документооборота, делопроизводства и организации работы с корреспонденцией;
6) основы планирования и учета офисных расходов
7) коммуникабельность, ответственность, пунктуальность