Офис-менеджер

Ключевые обязанности

• Приём от менеджера по продажам полного пакета документов и брифинга по клиенту
• Контроль полноты информации, особое внимание к неочевидным обещаниям и скрытым ожиданиям клиента

• Организация процесса от передачи в производство до доставки клиенту
• Жёсткий контроль соблюдения согласованных сроков на всех этапах

• Координация монтажных бригад, контроль качества работ
• Сбор исполнительной документации

• Подготовка счетов, контроль оплат, закрытие документооборота по сделке
• Регистрация входящей/исходящей корреспонденции, ведение архива

• Приём и распределение входящей почты
• Встреча и первичный приём посетителей
• Заказ и контроль наличия офисных расходников (канцелярия, вода, кофе, чай)
• Организация совещаний: бронирование переговорных, подготовка оборудования, кофе-брейки
• Координация работы доставок для офиса
• Ведение базы контактов подрядчиков и поставщиков для офисных нужд

• Проактивное информирование клиента на всех этапах проекта (статусы, сроки, документы)
• Выявление удовлетворённости и дополнительных потребностей в процессе общения
• Проведение опроса NPS после завершения проекта
• Инициация контактов для обсуждения сервисного обслуживания, расходных материалов или новых задач
• Систематический сбор информации о клиенте для передачи в отдел продаж и маркетинг

Требования к кандидату

Обязательно:

• Опыт от 1 года в роли: менеджер проектов / аккаунт-менеджер / офис-менеджер
• Знание основ документооборота (договоры, счёт-фактуры, УПД, акты)
• Опыт взаимодействия с производством, логистикой или подрядчиками
• Уверенное владение ПК (Excel, Word, Google Таблицы)
• Способность работать в режиме многозадачности с чётким соблюдением дедлайнов
• Опыт организации офисной деятельности и работы с поставщиками

Личные качества:

• Высокий эмоциональный интеллект: умение считывать настроение клиента и коллег
• Стрессоустойчивость и клиентоориентированность в условиях сжатых сроков
• Системное мышление и внимание к деталям
• Инициативность, проактивность, готовность брать ответственность
• Аккуратность и педантичность в работе с документами и офисным пространством

Будет преимуществом:

• Опыт в грузоподъёмном оборудовании, металлоконструкциях, строительстве
• Навыки выявления потребностей и мягких продаж
• Опыт работы с Битрикс24 или другой CRM-системой
• Участие в оптимизации бизнес-процессов

Условия и мотивация

Финансовые:

• Фиксированная ЗП + комиссия:
  • от суммы первичных сделок (новые клиенты)
  • от суммы повторных и дополнительных продаж
• Ежемесячный KPI-бонус за:
  • соблюдение сроков и качества сопровождения проектов
  • полноту документооборота
  • проведение опросов NPS
  • количество переданных лидов на повторные продажи
  • организацию офисной деятельности (отсутствие сбоев в обеспечении)

Прочие условия:

• Официальное трудоустройство
• Испытательный срок: 3 месяца
• График: полный день с 8.00 до 17.00
• Наставничество и подробный план адаптации
• Регулярная обратная связь и прозрачная оценка результатов

Финансовая составляющая KPI обсуждается после собеседования