Секретарь / Помощник руководителя

Самара, Центральная улица, 27

Метро: Гагаринская

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Что предстоит делать:
Ведение и организация рабочего календаря руководителя (встречи, совещания у Заказчика, напоминания, личные мероприятия), сбор и анализ информации по поручению руководителя
Ведение деловой переписки.
Организация встреч с партнерами и клиентами.
Выполнение личных поручений руководителя (заказ билетов, покупка подарков и т.д.).
Готовить и оформлять всю необходимую документацию своевременно и без задержек: договоры, доверенности, отчеты, закрывающие документы, архив документов по сотрудникам и проектам.
Принимать и входящие заявки и корреспонденцию, ведение реестров входящей и исходящей корреспонденции (почтовая, электронная, курьерская),
Вести календарь дней рождений клиентов, сотрудников компании, организовывать поздравления и закупку подарков.
Обустраивать рабочие места для сотрудников.
Контролировать работоспособность оргтехники и IT-обслуживание.
Прием входящих звонков
Ведение делопроизводства, в том числе и в электронном виде;
Хозяйственное обеспечение офиса, в том числе заказ канцелярских и хозяйственных товаров для офиса, поддержание порядка и уюта в офисе
Работа с посетителями (встреча, сопровождение);
Требования:
Опыт работы личным помощником руководителя или секретарем не менее 1 года очень желателен
Отличное знание русского языка (письменного и устного), грамотная речь и навыки деловой переписки.
Уверенное владение ПК и офисными программами (Word, Excel, PowerPoint и Google Workspace), желательно владение таск-менеджерами, знание табличных программ будут плюсом. Умение работать с оргтехникой (принтер, сканер, факс).
Высокая организованность, навыки планирования, коммуникабельность, внимательность к деталям, ответственность, активность, умение работать в режиме многозадачности
Умение работать с большим объёмом информации, расставлять приоритеты
Доброжелательность, энергичность, позитивность, умение находить общий язык с разными людьми и доводить задачи до конца, способность самостоятельно решать поставленные задачи.
Возможность развиваться, обучаться и вносить свой вклад в работу компании.