Ассистент коммерческого отдела

Основные обязанности:

- Внесение данных о контрагентах и номенклатуры в 1С (реквизиты, корректировка и внесение новой номенклатуры и тд), формирование отчетов в 1С (продажи и тд)

- Ведение документооборота отдела: регистрация исходящей корреспонденции (упд, торг-12, счетов-фактур и тд), формирование и отправка актов сверок (ежеквартально и по запросу

- Ведение электронного документооборота в КонтурДиадок

- Обеспечение порядка во всех документах компании: архивация бумажных документов, структурирование файлов на сервере, актуализация данных в 1С и других системах

- Взаимодействие с бухгалтерией: передача необходимых документов для оформления сотрудников, сбор документов по подтверждению ставки НДС 0% и др.

- Оформление и ведение договоров, дополнительных соглашений с контрагентами

- Учет рабочего времени в программе TimeControl, составление ежемесячной отчетности по табелю посещения

- Обработка входящих звонков и обращений от клиентов, предоставление информационной поддержки

- Подготовка коммерческих предложений, формирование счетов, отгрузок – по запросу, если менеджеры отсутствуют на рабочем месте

- Введение файла Защиты проектов

- Контроль выплат по файлу о комиссионном вознаграждении, включая выплаты по счетам за услуги аутсорсера (светотехнический расчет и др.)

- Заказ канцелярских товаров и расходных материалов в "Комус": формирование заявок, контроль поставок и распределение по отделу, также закупка офисной мебели

- Организация доставки: заказ курьерских служб, отправка корреспонденции, почта, посылок и документов

- Оформление пропусков для сотрудников и посетителей, контроль ввоза/вывоза вещей из офиса, взаимодействие с арендодателем по всем вопросам обеспечения условий работы офиса

- Поддержание порядка в офисе: контроль чистоты рабочих мест, организация хранения документов и т.д.

- Обеспечение кофе, чая и напитков для встреч менеджеров и директора

- Исполнение поручений руководителя и бухгалтерии

Второстепенные обязанности (в свободное время по поручению руководителя):

- Подготовка простых отчетов и справок по запросу руководства и менеджеров

- Анализ рынка конкурентов и мониторинг их активности

- Поиск интересных выставок, отраслевых мероприятий и профильных событий

- Мониторинг новых проектов и перспективных контактов

Требования:

• умение работать с программой 1С_8 УПП (желательно);
• коммуникабельность, обучаемость, внимательность, аккуратность, исполнительность;
• навыки общения, грамотная речь, презентабельный внешний вид

• Оформление по ТК РФ;
• график работы: 5-ти дневная рабочая неделя, с 9:00 до 18:00
• адрес офиса: ст.м. Деловой центр, Международная.