Офис-менеджер / Специалист по документообороту

Обязанности:

• Планирование встреч, координация графика, организация командировок (бронирование билетов, отелей, виз), подготовка документов
• Ведение электронного и бумажного документооборота, регистрация входящей/исходящей корреспонденции, подготовка писем, приказов, договоров (согласование, контроль подписания), архивирование
• Организация совещаний (очно/онлайн), подготовка материалов, ведение протоколов, встреча гостей, ответы на звонки и письма, фильтрация информации
• Заказ канцелярии, контроль за офисным пространством, взаимодействие с обслуживающими компаниями, решение текущих административных вопросов.
• Пользователь MS Office (Word, Excel, Outlook), 1С:Документооборот 8.3, Интернет, навыки работы с оргтехникой. Уверенный пользователь онлайн-календарей (Google,Outlook) сервисов онлайн-встреч
• Организация и ведение документооборота
• Организация рабочего места руководителя
• Ведение деловой переписки с клиентами и партнерами
• Контроль исполнения поручений руководителя
• Организация процесса обмена конфиденциальной информацией
• Предоставление отчетности руководству
• Прием посетителей и гостей
• Взаимодействие с бухгалтерией для согласования и передачи бухгалтерских документов
• Обработка и регистрация почтовых отправлений
• Протоколирование встреч, фиксация договоренностей по итогу встреч
• Подготовка, оформление и организация подписания отчетности или документации, в том числе финансовой
• Организация встреч с клиентами и партнерами
• Организация командировок или поездок, бронирование отелей и билетов, оформление виз и страховых полисов
• Регистрация входящих звонков и документов, их распределение
• Оформление курьерских отправок, взаимодействие с почтой и курьерскими службами, организация корреспонденции

Требования:

• Высшее образование
• Умение общаться по телефону, вести переписку (грамотная устная и письменная речь)
• Уверенное владение ПК, офисной техникой (word, excel + опыт работы в Яндекс таблицы, Яндекс формы приветствуется);
• Знание (хотя бы навыки работы) 1С ЗУП 8.3, 1С Документооборот
• Умение заказывать билеты, бронировать гостиницы
• Высокий уровень самоорганизованности
• Умение слушать и слышать, анализировать
• Внимательность, грамотность и отличные коммуникативные навыки

Условия:

• Оформление по ТК РФ (официальное)
• График работы 5/2 (с 8:00 до 17:00 понедельник-четверг, пятница с 8:00 до 16:00 час)
• ЗП оклад + премия, выплата зп два раза в месяц (размер оклада обсуждается на собеседовании)

У нас ценят и поддерживают сотрудников.
Станьте ключевым членом команды — отправляйте резюме!